Вопросы по дисциплине «Документационное обеспечение управления» - pismo.netnado.ru o_O
Главная
Поиск по ключевым словам:
страница 1страница 2
Похожие работы
Название работы Кол-во страниц Размер
Вопросы к экзамену доу что такое документ, документационное обеспечение... 1 20.54kb.
Вопросы для экзамена по документоведению по специальности №350800... 1 48.03kb.
Вопросы для подготовки к экзамену по дисциплине «Технико-технологическое... 1 123.56kb.
Вопросы к экзамену по дисциплине «Менеджмент» 1 33.71kb.
Вопросы к экзамену по дисциплине «Теория управления», «Нелинейные... 1 28.14kb.
Вопросы к экзамену по дисциплине «управление персоналом» 1 14.81kb.
Вопросы к экзамену по дисциплине «Управление персоналом» (1 часть) 1 17.86kb.
Вопросы к экзамену по дисциплине «Теория Автоматического Управления» 1 28.84kb.
Экзаменационные вопросы по дисциплине "Экономическая теория" 1 31.12kb.
Вопросы к экзамену по курсу «Управление персоналом» 1 25.78kb.
Вопросы к зачёту по дисциплине «Концепции современного естествознания» 1 13.33kb.
Вопросы к экзамену доу что такое документ, документационное обеспечение... 1 20.54kb.
Урок литературы «Война глазами детей» 1 78.68kb.
Вопросы по дисциплине «Документационное обеспечение управления» - страница №1/2

Вопросы по дисциплине «Документационное обеспечение управления»

для учащихся группы 403ДП

1.Основные понятия и терминология документационного обеспечения управления.

Перечислить основные понятия и терминологию документационного обеспечения управления.

Дать определение понятиям и терминам.

Выделить особенности.

Систематизировать их по основным признакам.

2. Нормативно – методическое обеспечение документационного обеспечения управления.

Перечислить основные нормативные документы, определяющие порядок создания и организацию работы с документами.

Раскрыть сущность и значение их.

Выделить группы нормативных актов организационного и инструктивного характера.

Типизировать документы, составляющие нормативно-методическое обеспечение документационного обеспечения управления.

3. Унификация и стандартизация в системе организационно – распорядительной документации.

Перечислить основные понятия, используемые в унификации и стандартизации.

Определить составляющие элементы унификации документов.

Выделить основные признаки классификации документов.

Установить назначение и эффективность стандартизации в системе организационно-распорядительной документации.

4. Основные задачи, функции, права, ответственность службы документационного обеспечения управления.

Перечислить основные задачи службы документационного обеспечения управления.

Охарактеризовать цели и задачи.

Выделить функции документационного обеспечения управления.

Сравнить права и обязанности, предложить свой вариант.

5. Типовые структуры службы документационного обеспечения управления.

Перечислить типовые структуры службы документационного обеспечения управления.

Дать характеристику основным структурам СДОУ.

Выделить их функции .

Сравнить структуры между собой, выделить признаки классификации.

6. Требования к оформлению документов унифицированной системы организационно-распорядительной деятельности.

Перечислить основные реквизиты документа и форматы бумаги.

Дать характеристику реквизитам.

Выделить взаимоисключающие реквизиты.

Сравнить стандарты оформления по различным видам документов.

7. Виды бланков. Особенности создания.

Перечислить виды бланков.

Дать характеристику основным видам бланков.

Выделить отличительные признаки видов бланков.

Провести типизацию бланков.

8. Особенности оформления организационных документов.

Перечислить организационные документы.

Охарактеризовать назначение организационных документов.

Определить особенности оформления организационных документов.

Сравнить и определить типы ОРД.

9 Особенности оформления информационно-справочных документов.

Перечислить информационно-справочные документы организационные документы.

Охарактеризовать назначение информационно-справочных документов.

Определить особенности оформления информационно-справочных документов.

Сравнить и определить типы информационно-справочных документов.

10. Особенности оформления распорядительных документов.

Перечислить распорядительные документы.

Охарактеризовать назначение распорядительных документов.

Определить особенности оформления организационных документов.

Сравнить и определить типы распорядительных документов.

11. Понятие документооборота, его количественные и качественные параметры.

Перечислить характеристики документооборота.

Охарактеризовать параметры документооборота.

Выделить главное правило организации документооборота.

Сравнить параметры документооборота.

12. Порядок работы с поступающими, исходящими и внутренними документами.

Перечислить этапы работы с документами.

Охарактеризовать первичную обработку с документами.

Выделить особенности работы с внутренними документами.

Классифицировать этапы с поступающими, исходящими и внутренними документами.

13. Требования по регистрации документов.

Дать определение регистрации документов.

Определить цели регистрации.

Выделить обязательные компоненты регистрации.

Определить значение регистрации документов и последствия их не регистрации.

14. Виды и формы регистрации групп документов.

Перечислить формы регистрации групп документов.

Характеристика форм регистрации.

Выделить положительное и недостатки различных регистрации.

Предлагает свои виды и типы регистрации документов.

15. Понятие контроля за исполнением документов и его цель.

Дать определение понятия контроля за исполнением документов.

Определить цель контроля за исполнением документов.

Выделяет технологию контроля.

Предлагает свои виды контроля.

16. Виды номенклатуры дел. Их особенности и назначение.

Перечислить виды номенклатуры дел.

Дать характеристику видам номенклатуры дел.

Выделить особенности и назначение номенклатуры дел.

Составить единый подход к классификации документов.

17. Методика составления номенклатуры дел.

Перечислить этапы составления НД.

Дать им характеристику .

Выделить основные и стандартные моменты составления номенклатуры дел.

Предлагает пути совершенствования составления номенклатуры дел.

18. Формирование дел. Понятие и основные требования.

Дать определение понятия формирование дел.

Перечислить операции работы по формированию дел.

Определить требования к формированию дел.

Классифицировать правила формирования дел.

19.Принципы систематизации документов внутри дела.

Перечислить принципы систематизации документов внутри дела.

Дать характеристику принципам систематизации документов внутри дела.

Определить специфику систематизации различных групп документов.

Объяснить правила систематизации документов по различным видам документов.

20. Понятие и организация экспертизы ценности документов.

Дать определение понятия экспертизы ценности документов.

Перечислить критерии ценности документов.

Дать характеристику критериям ценности документов.

Выделить основные этапы экспертизы в сравнении – делопроизводство- архив.

21. Организация работы экспертной комиссии.

Перечислить виды экспертных комиссий.

Охарактеризовать задачи экспертной комиссии.

Выделить функции экспертной комиссии.

Выделить основные этапы работы экспертной комиссии на различных уровнях экспертизы документов.

22. Основные требования к оформлению дел.


Дать определение понятия оформление дел.

Охарактеризовать полное оформление дела.

Выявить особенности оформления обложки дела.

Сравнить различные виды оформления дел и определить особенности.

23. «Личное дело» как совокупность документов по личному составу.

Перечислить основные компоненты в организации работы с личными делами.

Охарактеризовать документы, входящие в личное дело.

Определить методику формирования личного дела.

Сравнить нормативные документы, определяющие правила оформления личного дела.

24. «Протокол» как вид документа.

Дать определение понятия протокол.

Перечислить формы протокола.

Охарактеризовать правила оформления протокола.

Сравнить и выделить отличия оформления различных видов протокола.

25. «Приказ по основной деятельности» как вид документа.

Дать определение понятия приказ по основной деятельности.

Перечислить реквизиты приказа по основной деятельности.

Определить основные этапы подготовки приказа по основной деятельности.

Сравнить и определить правила оформления приказа различных его частей.

26. «Докладная записка» как вид документа.

Дать определение понятия докладная записка.

Перечислить реквизиты докладной записки.

Охарактеризовать различные виды докладных записок.

Самостоятельно выявить типы докладных записок по собственным критериям.

27.Виды документов по личному составу.

Перечислить виды документов по личному составу.

Дать характеристику основным видам.

Охарактеризовать опись документов по личному составу.

Классифицировать документы по личному составу по основным признакам.

28.Копии документов.

Дать определение понятия копия документов.

Перечислить виды копий.

Охарактеризовать основные виды копий.

Выявить различия при оформлении копий документов.

29. Задачи архива предприятия, организации и учреждения.

Определить основную задачу архива предприятия.

Перечислить задачи архива.

Охарактеризовать основные задачи архива.

Выявить различия задач архива предприятия и государственного архива.

30.Особенности оформления деловых писем с иностранными корреспондентами.

Перечислить особенности оформления делового письма с иностранным корреспондентом.

Определить реквизиты письма.

Охарактеризовать особенности оформления письма.

Выявить различия между простым письмом и письмом иностранному корреспонденту.



Ответы на вопросы

1.Основные понятия и терминология ДОУ.

Понятие «делопроизводство» определяется  Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь(2009г.), СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-техническую составляющую в современной организации делопроизводства. ДОУ включает в себя две составные части: 1) документирование  обеспечение своевременного и грамотного создания документов; 2организация работы с документами  организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения в процессе осуществления управления. Документированием государственный стандарт называет запись (фиксацию) информации на различных носителях по установленным правилам. Организация работы с документами - обеспечение движения документов в аппарате управления (документооборот), их использования в справочных целях и хранения. Документооборот организации  это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления является документ.



Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Функция документаэто его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Главная, наиболее обобщающая функция документа это хранение и передача (распространение) информации во времени и/или в пространстве. Еще функции: информационная функция, социальная функция (запечатлении, сохранении и передаче именно социальной информации, то есть информации о социальных процессах, происходящих в обществе), коммуникативная функция  способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности, кумулятивная функция  способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью еe сохранения. Специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов. Управленческая или регулятивная функция выполняется документами, которые созданы для целей управления в процессе его реализации. Правовая функция  функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правовых отношений в обществе. Культурная функция  способность документа закреплять и передавать культурные традиции, системы ценностей, эстетические нормы, выработанные и принятые в обществе. Классификация документов. Документы разделяются на официальные (служебные) и документы личного происхождения. Официальный документ  это документ, созданный юридическим лицом или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. К документам личного происхождения относятся документы, созданные человеком вне служебной деятельности. По форме (типовые, примерные, индивидуальные, трафаретные), по отношению к управленческому объекту (входящие, исходящие, внутренние), по форме информации (текстовые, графические, звуковые, мультимедиа),по срокам хранения( постоянного, свыше 10 лет, до 10 лет), по видам деятельности ( плановая документация, распорядительная, информационно – справочная и аналитическая, отчетная, финансовая, организационная и т. д.). Юридическая сила документа  свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

2.Нормативно – методическое обеспечение

документационного обеспечения управления(ДОУ).

ДОУ основывается на нормативно-методической базе – комплексе нормативных правовых актов организационного и инструктивного характера, а также методических документов, определяющих порядок создания документов и организацию работы с ними, а также регламентирующих работу службы ДОУ, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение. Нормативная база ДОУ включает: Конституцию РБ, Указы и распоряжения Президента РБ, Постановления и распоряжения Правительства РБ, Законодательные акты РБ, Нормативные акты Министерства юстиции и Департамента, Общегосударственные классификаторы технико-экономической и социальной информации, Унифицированные системы документации, Нормативные акты органов исполнительной власти РБ, регламентирующие вопросы ДОУ, Государственные стандарты и др. Конституция РБ является главным документов государства и имеет высшую юридическую силу. Статья 85 Конституции РБ посвящена документированию деятельности Президента РБ: Президент РБ издает указы и распоряжения. Указы и распоряжения Президента РБ обязательны для исполнения на всей территории РБ. Статья 108. Правительство РБ издает постановления и распоряжения. Гражданский кодекс РБ устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правонарушений. Трудовой кодекс РБ устанавливает обязательность применения каждой организацией независимо от ее организационно-правовой формы ряда локальных правовых актов: коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка, положение об использовании и защите персональных данных. В ТК РБ большая часть посвящена регулированию отношений между работником и работодателем организации, а в связи с этим и оформлению документации по персоналу при приеме на работу, перемещении работника в организации, расторжении трудового договора, командировании и т.д. Уголовный кодекс регулирует вопросы, связанные с хранением документов. В «Кодексе РБ об административных правонарушениях» к числу правонарушений относится несоблюдение правил хранения, комплектования, учета, использования архивных документов. В РБ общие принципы организации работы с информацией и документацией определены Законом РБ от 10 ноября 2008г. №455-З «Об информации, информатизации и защите информации».







Закон устанавливает: термины и определения, связанные с информацией, документом, информационными ресурсами и их использованием и т. д. Также важными элементами нормативно – методического обеспечения ДОУ является Закон РБ от 28 декабря 2009 г. № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».Процесс создания и ведения делопроизводства регулируется стандартами: СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Постановлением Минюста РБ от 19 января 2009 г. № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь». Они устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела,термины, установленные стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу. СТБ устанавливает состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Гос. герба РБ, распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к УСОРД.

Важными средствами информационного обеспечения являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, Общегосударственный классификатор предприятий и организаций (ОКПО).Коды по ОКУД и ОКПО проставляются в унифицированных формах документов, утверждаемых министерствами РБ, в соответствии с требованиями СТБ 6.38-2004. На предприятиях для правильной организа­ции ДОУ разрабатывается собственная нормативно-методической база – документы организационного, инструктив­ного, методического характера, используемые в деятельности служб ДОУ, подразделений и работников, в их числе: положение о службе ДОУ, должностные инструкции работников и т.д.

3. Унификация и стандартизация в системе организационно – распорядительной документации.

Любой организации присуща организационная, распорядительная и исполнительская деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации. В СТБ 6.38-2004 дано следующее определение: организационно-распорядительный документ (ОРД)  это вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. ОРД в системе управления принадлежит особая роль ввиду того, что она имеется во всех учреждениях независимо от специфики их деятельности и ее можно рассматривать как наиболее общую категорию управленческих документов.

В соответствии с Общегосударственным классификатором управленческой документации(ОКУД) в состав УСОРД входит документация: 1) по созданию организации; 2) по реорганизации предприятия, организации; 3) по ликвидации предприятия, организации; 4) по приватизации гос. предприятий, организации; 5) по распорядительной деятельности предприятия; 6) по организационно-нормативному регулированию деятельности предприятия; 7) по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия; 8) по приему на работу; 9) по переводу на другую работу; 10) по увольнению; 11) по оформлению отпусков; 12) по оформлению поощрений; 13) по оформлению дисциплинарных взысканий.

Организационная деятельность предприятия фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности предприятия в целом, его подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Руководство любой организации наделяется правом осуществлять распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распоряди­тельные документы, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. Их назначение регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию задач, поставленных перед ним, и получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему.

Информационно-справочные документы предназначены для передачи информации от одного адресата другому или для фиксации каких-либо сведений и содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел.

Унификация - сокращение исходного количества форм документов и приведение их к единообразным правилам оформления. Стандартизация – процесс установления и применения стандартов, под которыми понимаются образец, эталон, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Основная цель унификации документов заключается в создании стабильных комплексов документов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного решения задач управления как в традиционных условиях, так и в условиях использования новых информационных технологий, при минимальных затратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных.

Унификация документов предполагает: установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов; разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца; разработку структур документов; создание общих синтаксических правил построения документов.

Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы – стандарта, требования которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия.



Стандарт - нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Виды стандарта: международные; государственные стандарты РБ; стандарты отраслей; предприятий; стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

Кроме стандартов к нормативным документам по стандартизации относятся правила, нормы и рекомендации по стандартизации, а также общегосударственные классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации.

4. Основные задачи, функции, права, ответственность службы документационного обеспечения управления(ДОУ).

Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач: 1)постоянное совершенствование форм и методов работы с документами; 2)обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами; 3)сокращение документооборота; 4)разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства.

Функции современной службы делопроизводства в Беларуси определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

1) разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

2) осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

3) организация своевременного рассмотрения поступающих документов и подготовка их к докладу руководству, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

4) регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

5) организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов;

6) разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

7) организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

8) организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

9) разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

10) осуществление контроля за правильностью оформления дел в структурных подразделениях;

11) осуществление контроля за правильностью формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

12) организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Департамента.

13) повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;

14) организация рабочих мест, условий труда сотрудников службы ДОУ.

5. Типовые структуры службы документационного обеспечения управления(ДОУ).

Организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам. При этом следует учитывать следующие факторы: характер деятельности организации, ее структуру (количество подразделений, численность аппарата управления и общую численность работающих); объем документооборота организации; наличие подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления. Основные положения государственной системы документационного обеспечения управления частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления

Организационные структуры служб ДОУ: 1)Управление делами (Секретариат, Инспекция, Канцелярия, Отдел защиты информации). 2)Канцелярия (Отдел по приему и обработке документов, Отдел по учету и регистрации документов, Отдел по контролю за сроками исполнения документов, Отдел по работе с обращениями граждан, Копировально-множительное бюро, Архив). 3)Общий отдел (Протокольный отдел, Отдел работы с письмами, Приемная). 4)Секретарь.

Управления делами создаются в министерствах как структура, в которой выполняется работа с документами, контроль, координация делопроизводства в централизованном аппарате и в отрасли. Управление делами имеет следующий состав структурных подразделений: секретариат, в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретари заместителей министра, протокольное бюро; инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра; канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем, отдел рационализации работы с документами, центральный архив.

В государственных предприятиях, научно-исследовательских, высших учебных заведениях, проектно-конструкторских организациях создаются канцелярии. В составе канцелярии обычно организуются подразделения (отдел, сектор, группа) по приему и обработке поступающих документов. Общий отдел  служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительских структурах. Наличие структурных подразделений (протокольный отдел, отдел по работе с письмами, приемная) объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях. Всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры, выполняет секретарь. Решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре негосударственных организаций принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах  учредительная конференция.

6. Требования к оформлению документов унифицированной системы организационно-распорядительной деятельности(УСОРД).

Требования к составлению и оформлению управленческих документов закрепляются в государственных стандартах. (СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

СТБ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.

Стандартом на систему организационно-распорядительной док-ции установлен набор из 32 реквизитов, которые все вместе не встречаются ни в одном виде документов. Реквизит – специальный информационный элемент документа.Среди общего перечня реквизитов выделяют постоянные и переменные реквизиты. Постоянные приводятся на бланках документов, переменные наносятся непосредственно в процессе составления конкретного документа. Конкретный набор реквизитов зависит от: вида документа; этапов его подготовки и работы с ним. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Некоторые реквизиты взаимоисключающие, например «название вида документа» и «справочные данные об организации». Реквизит «справочные данные об организации» указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут наименование вида документа. Реквизиты, включенные в государственный стандарт, можно разделить на три группы: 1)Реквизиты бланка и ограничительные отметки 2)Реквизиты, определяющие юридическую силу 3)Делопроизводственные отметки (реквизиты, отражающие обработку и движение документа в организации).

Для подготовки управленческой документации используют стандартные форматы бумаги. Эти форматы приняты и международной организацией по стандартизации (ISO). Стандартом закреплены два формата бумаги:А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Для отдельных видов документов, содержащих графики и таблицы с большим количеством граф – отчетные, учетно-статистические, плановые (ведомости, планы), может использоваться бумага формата А3 (420 х 297 мм). На бумаге формата А6 допускается изготавливать особые виды должностных бланков, например для оформления резолюции руководителя, для документов типа квитанций, разовых пропусков, учетных форм.

Стандарт устанавливает минимальные размеры полей. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 30 мм  левое; 8 мм  правое; 20 мм  верхнее; 20 мм  нижнее. При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей. Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены стандартом.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире.

7. Виды бланков. Особенности создания.



Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк включает только постоянную информацию об организации- авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа. Применение бланков ускоряет процесс создания док-та. Для изготовления бланков используют форматы А4 и А5 (для док-ов небольшого объема).

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой; продольный.

В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на: бланк организации; бланк структурного подразделения; бланк должностного лица.

В зависимости от вида документа бланки подразделяются на: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Расположение реквизитов на бланке бывает продольным и угловым(в левом верхнем углу).

Для внутренних документов в организации используют общий бланк, т.к состав его реквизитов является одинаковым для таких документов как приказ, акт и т .д. Общий бланк-заготовка для создания многих видов документа. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа, он становится бланком конкретного вида документа( например, приказа, протокола). Бланки конкретного вида документа создают, тогда, когда в организации применяется большое кол-во документов этих видов. Существуют бланки на двух языках, которые обязательны для государственных органов и учреждений. Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. Помимо бланка организации в крупных управленческих аппаратах создают бланки структурных подразделений. Отличие этих бланков состоит в размещении ниже наименования организации-автора документа наименования структурного подразделения. Бланки должностных лиц создаются для руководителей организации или крупного структурного подразделения, обладающих правом подписи. При этом наименование должности размещается ниже наименования организации ( или структурного подразделения)-автора. Для оформления писем используются бланки для писем, включающие в себя название вышестоящей организации, полное и сокращенное название данной организации, ее почтовый и телеграфный адреса, коды (ОКПО, УНН/ОКПО, номер справочного телефона, номер факса и, по усмотрению организации, номер счета в банке. В бланке предусмотрены места (в виде ограничительных отметок) для проставления номера и даты составленного письма, номера и даты входящего письма, заголовка к тексту и адресата. На бланке для писем слово «письмо» не указывается, также нельзя писать коммерческое предложение.

8. Особенности оформления организационных документов.

Предназначение орг. докум.- организация системы и процессов управл., наиболее рацион. раздел. кооперация труда между подразд. и работников. Это: 1) комплекс учред. докум. (заверяются внеш. орг.): заявление о регистрации, учредит. договор, положение об орг. 2) комплекс взаимосвяз. докум., регламент. текущую деят. и орг. работы труд. коллектива. Эти докум. разрабат. в орг. и утвержд. его рук-вом: штат. распис., положение о стр. подразд., правила внут. труд. распорядка, должн. инструкции, др. Любой орг. докум. содержит положения, которые обязательны для исполнения. Они реализуют нормы админ. права и явл. прав. осн. деят. орг. Они действуют до их отмены или замены новыми. Особенностью явл. то, что в них можно вносить измен. и дополн. Это учред. докум.  учред. договор, устав или положение. Учред. договор заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками). Учред. договор- договор в котором стороны (учредители) обязуются создать юр. лицо. Они опред. порядок совм. деят. по его созд. условия передачи ему своего имущ. и участия в его деят. В договоре опред. условия и порядок распред. м\у участ. прибыли и убытков, управл. деят. юр. лица, выхода учредителей из его состава. Устав  прав. акт, опред. порядок образован., компетенцию, структуру, функции, задачи, права орг. Он регулирует деят. орг. независимо от формы соб-ти и сферы их деят. Положение об орг. – прав. акт, устанав. осн. правила деят. Орг., их стр. подразд., и нижестоящих (подведом) орг. Это свод правил, регулир. опред. направ. деят.

10. Особенности оформления распорядительных документов.



Назначение распоряд. докум. – регулир. деят., позвол. органу управл. обеспеч. реализ. поставл.задач, получать макс. эффект от деят. орг. В них фиксируют решения, направл.: 1.на совершенств. орг. структ., 2.на совершенств. характера, содерж., средств и способов осущ. осн. деят., 3.на обеспеч. труд., матер.средствами. С точки зрения сферы своего действия делятся на: 1.прав. акты, действ. на госуд. уровне; 2.прав. акты на уровне местных органов власти 3. прав. акты, дейст. в рамках отд. орг.4. прав. акты, дейст. в пределах отрасли; С точки зрения порядка ПРна: 1.издаваемые в усл. коллег-ти; 2.издаваемые в усл. единолич. ПР. Это: Приказ – прав. акт, издав. рук-лем орг., действ. на основе единолич. ПР, в целях разреш. осн. и оператив. задач. Решение – прав. акт, приним. коллегиал. и совещат. органами в целях разреш. наиболее важн. вопросов. Указание — прав. акт, издав. единолично рук-лем или его зам. по вопросам инф.-метод. характера, связ. с орг. испол-я приказов, инструкций, поручений. Оформл-ся по СТБ 6.38-2004 «Унифицир. системы документации. Система орг.-распоряд. документации. Требования к оформл. докум.», а подготовка осущ. в соотв. с Инструкцией по делопроизв. (2009 год). Оформл. заключается в проставлен. в строго опред. местах бланка или стандартного листа необход. набора реквизитов.

9. Особенности оформления информационно-справочных документов.



Назначение инф.-справ. докум.- передача от одного адресата другому, фиксация каких-либо сведений. Это: Протокол– документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов, порядок ПР на собраниях, заседаниях. Он отражает деят. по совмест. ПР коллег. органом или группой работников. От прот-лов заседаний, создав. в управл. деят., следует отлич. протоколы следств. органов (санитарн. инспектора, дорожно-транспорт. происш.). Акт — это докум., составл. группой лиц (не менее 2 чел.) для подтверждения установл. фактов, событий, действий. Они составл. при ревизиях и обследованиях, инвентаризации и имеют много разновидн.: приема-передачи, списания материалов, ликвидации орг., проведения испытаний. Письмо – обобщен. название разл. по содерж. докум., пересыл. по почте, курьером, электр. почтой. Виды: инструкцион., директивные, гарантийные, инф., письма-извещения, письма-напоминания, оферта, письма-просьбы, рекламные, письма-запросы, письма-приглашения. Справка – это докум., содерж. описание фактов, событий основной деят. или подтвержд. сведений биограф. и служеб. характера. Бывают служеб. (внут. и внеш.) и личн. характера. Справки служеб. характера (внеш.) предост. в др. орг. по запросу. Внут. справки составл. для представл. рук-лю или в коллег. орган и оформл. на чистом листе бумаги. Внеш. подпис. ру-ль или его зам., гл. бухгалт. Внут. подпис. составителем или рук-лем стр. подразд. Справки личн. характера служат для удостовер. юр. фактов. Доклад. записка – докум., адресован. рук-лю, содерж. излож. вопроса с выводами и предлож. составителя. Это осн. вид докум., который исп. для док-ния внут. связей. Ее цель- инф. рук-во о ситуации, имевших место фактах и побудить к ПР. Внеш. доклад. записка оформл. на общем бланке и подпис. рук-лем. Внут. доклад. записка может быть написана от руки, но должна содерж. сведения об авторе. Она начин. с названия стр. подр., указ. вида докум. и даты его составл. Объяснит. записка – докум., составл. для поясн. отд. полож. выполн. работы. По структ. текста они отлич. от доклад. - не содерж. выводов и предлож.

11. Понятие документооборота, его количественные и качественные параметры.

Организация работы с документами включает организацию документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия, учреждения, организации. Эффективная технология делопроизводства позволяет рационально построить документооборот. Документооборот – непрерывное движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, обеспечивающее информационную поддержку всех звеньев управления (включает в себя все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов).

К качественным характеристикам документооборота относятся:1.характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);2.маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);3.периодичность (стадии документооборота);4.направленность движения.

Главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Для этого необходимо:1.максимальное сокращение инстанций прохождения документов за счет исключения технологических операций по обработке документов (каждое перемещение документа должно быть оправданным);2.исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов.3.максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов.

К количественным характеристикам относятся параметры объема документооборота. Помимо собственно объема документооборота, могут подсчитываться удельный вес групп документов в общем документопотоке, плотность документопотока, т.е. количество документов, проходящих через подразделение за единицу времени. Объем документооборота – один из основных количественных параметров, имеющий определяющее значение при расчете штатной численности и потребности в технических средствах обеспечения документационных процессов, а также при формировании структуры службы ДОУ. Кроме того, показатели объема документооборота в определенной мере характеризуют масштаб деятельности организации, объем и характер ее взаимосвязей с другими организациями. Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где кроме количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. Учет документооборота позволяет:1.определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;2.определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;3.разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;4.установить оптимальное количество информации, достаточной для функционирования аппарата управления;5.рассчитать численность службы делопроизводства.

12. Порядок работы с поступающими, исходящими и внутренними документами.



Входящие док-ты - это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров.

Задача службы ДОУ при работе с поступающими документами:

организовать учет поступления документов из всех источников, организовать их первичную обработку, координировать движение документов.



Первичная обработка поступивших документов сводится к следующему:

1. Прием. Проверка правильности доставки.

2. Проверка целостности упаковки, сохранности печатей. Вскрытие.

3. Контроль почты: проверка правильности адресования; проверка согласования даты письма с датой почтового штемпеля; проверка комплектности и сохранности вложений.

4. Присвоение документу входящего номера, проставление штампа о получении документа.

5. Сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

6. Сортировка документов по адресам.

Организация первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей.

Движение документов задается резолюцией руководителя.

Работа с входящими документами: 1)Прием документов, проверка правильности адресования, приложений 2) Сортировка, распределение (Передача нерегистрируемых документов в структурные подразделения) 3) Постановка входящего номера 4) Регистрация (Передача зарегистрированных документов заместителям директора, в структурные подразделения, исполнителям) 5) Передача руководителю 6) Рассмотрение руководителем 7) Внесение сведений из резолюции в регистрационную форму 8) Передача исполнителю 9) Контроль исполнения 10) Исполнение 11)Подшивка в дело.

Внутренние док-ты- данные документы используются для организации работы предприятия.

Работа с внутренними документами предприятия включает следующие основные этапы:

1) получение распоряжения на подготовку (разработку и оформление) документа;

2) изучение материалов, относящихся к вопросу, освещаемому в документе;

3) составление проекта (чернового и уточненного) документа (набор текста и печать);

4) согласование проекта документа (при необходимости  корректировка по результатам согласования);

5) представление документа на подпись (утверждение);

6) передача на регистрацию (при необходимости  также на тиражирование);

7) передача документа должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия для руководства в повседневной работе; 8) помещение в дело.



Исходящие док-ты: большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Работа с исходящими документами: 1) Составление проекта исходящего документа 2) Проверка правильности оформления (Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения) 3) Согласование документа 4) Подписание 5) Регистрация 6) Отправка документов 7) Подшивка второго экземпляра документа.

Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

13. Требования по регистрации документов.

Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Цели регистрации:

1) Обеспечение сохранности документов

2) Учет документов

3) Контроль за исполнением документов

4) Информационно-справочная работа по документам

Обязательной регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения.

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.

Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние – в день подписания или утверждения. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Документам в пределах календарного года присваиваются регистрационные номера – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему) документу при его регистрации.

14. Виды и формы регистрации групп документов.

Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе ДОУ) или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения). Характерна для крупных учреждений, а также для организаций с территориально разобщенными структурными подразделениями.

Смешанная предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть: расчетно-денежная, плановая, статистическая отчетность, печатные издания  регистрируется в соответствующих структурных подразделениях (бухгалтерия, финансовый отдел, библиотека).

В настоящее время существует три вида регистрационных форм: журналы, регистрационные карточки, автоматизированные системы.

При использовании журнальной формы регистрации сведения о документах заносят в регистрационный журнал. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируют в разных журналах.



Журнальная форма регистрации наиболее надежна и рекомендуется:

- при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов,

- в секретном делопроизводстве (в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными),

- тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании (аттестаты, дипломы), трудовых книжек, пропусков,

- когда объем документооборота невелик (порядка 500 в год).

Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.



Карточная форма имеет несомненное преимущество перед журнальной. Это однократность регистрации, возможность систематизации карточек, создание контрольной картотеки, возможность использовать для регистрации несколько работников, организация оперативного поиска документов.

Недостаток карточной системы – потери карточек.

Форма карточки (РКК- регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек (их обычно называют регистрационно-контрольными карточками - РКК) определяется учреждением. Как правило, требуется 3 экземпляра карточек.

Наиболее рациональной является сегодня регистрация документов на компьютере.

В основе компьютерной системы регистрации лежит принцип однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной и той же информации в различных формах и различных базах данных.

Данная система регистрации позволяет:

 регистрировать документы на различных рабочих местах,

 объединять сведения о документах в единой базе данных организации,

 организовывать информационно-справочную работу с документами,

 организовывать контроль за исполнением документов.

15. Понятие контроля за исполнением документов и его цель.

Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Цель контроля – обеспечение своевременного и качественного исполнения решений и заданий руководства предприятия или структурного подразделения. Не менее важным является получение информации об уровне исполнительской дисциплины, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и отдельных исполнителей.

Основным нормативным документом, регламентирующим организацию деятельности по контролю исполнения документов в учреждении, является инструкция по ДОУ. Инструкция определяет технологию контроля исполнения документов, в том числе:

- кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;

- какие документы ставятся на контроль;

- этапы контроля исполнения документов;

- сроки исполнения документов;

- формирование и использование (массива данных, необходимых для контроля);

- отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных карточках (РКК);

- ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, проведение срока исполнения документов, снятие документа с контроля);

- работа с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминание о приближении срока исполнения и др.);

- обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов.

Обязательному контролю подлежат все документы, требующие исполнения, то есть принятия дополнительного решения, выполнения каких-либо действий или подготовки ответного документа:

- поступившие из правительственных органов;

- постановления органов местной администрации;

- приказы руководства предприятия,организации;

- служебные письма, содержащие просьбы или претензии, выполнение которых относится к компетенции предприятия;

- любые другие документы по особому указанию руководителя предприятия.

16. Виды номенклатуры дел. Их особенности и назначение.

Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для: классификации документов и группировки исполненных документов в дела, систематизации и индексации дел, установления порядка формирования дел, определения сроков хранения дел, составления описей дел при сдаче документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в архив, учета дел в делопроизводстве, а в архиве для учета дел временного хранения (до 10 лет), построения различных картотек, справочников и указателей, является основой для составления актов на уничтожение дел, имеет справочное значение при изучении структуры учреждения. Основные правила работы архивов организаций определяют виды номенклатур дел:


  • типовая номенклатура является нормативным документом. Она составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре и устанавливает для них типовой состав дел, унифицированные заголовки дел, единую индексацию этих дел (например, Министерство образования РБ разрабатывает типовую номенклатуру для учебных заведений);

  • примерная номенклатура устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, однородных по характеру деятельности, но имеющих разную структуру, с указанием индексов, и носит рекомендательный характер;

  • индивидуальная номенклатура является систематизированным перечнем конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или структурного подразделения, конкретизированных с учетом специфики этой организации. В нее переносятся без изменений сроки хранения, предусмотренные типовой и примерной номенклатурой дел. Состоит из номенклатур дел структурных подразделений. Номенклатуру дел структурного подразделения разрабатывает должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении. Подписывает руководитель структурного подразделения, согласовывает с руководителем архивного подразделения предприятия.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств, утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с Центральной экспертной (экспертной) комиссией (ЦЭК, ЭК) министерства или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая (примерная) номенклатура дел. Затем они подлежат согласованию с организациями государственной архивной службы.

Ответственность за разработку номенклатуры дел организации несет ее служба ДОУ, ведомственный архив оказывает методическую и практическую помощь и контролирует правильное комплектование дел документами.



17. Методика составления номенклатуры дел.

Разработка НД включает в себя: определение круга докум. для включ. в Н; составление заголовков; разработку порядка формир. дел; опред. сроков хранения дел; создание сист. индексации и установл. индексов дел; оформл. и удостоверение НД. Она может быть построена в соотв. с утвержд. орг. структ. орг. (разделами Н будут наимен. стр. подразд.) либо в соотв. с производств. (функц.) схемой (разделы-. наимен. управл. функций, направл. деят. орг., которые располагаются в порядке их значимости.). Первым разделом НД должна быть служба ДОУ (управление делами, общий отдел, канцелярия), т.к. именно там созд. и хранятся докум., фиксир. орг.-распоряд. деят. При разработке НД нужно изучить состав, содержание и кол-во докум. в орг.. В НД должны быть включ. все дела и докум., которые отражают документируемые участки работы и отдельные вопросы деят. орг. и ее стр. подразд. В НД включаются (отдельн. разделами): -дела временно действ. органов, -незаконч. делопроизв. дела, -дела орг., правопреемником которой явл. данная орг., -все справочные картотеки и журналы к докум., электр. докум., базы данных. Н может дополняться делами, которые не были в нее включены при составл., для этого в конце разделов Н предусматр. резервные номера. НД орг. и стр. подразд. составл. по унифицир. формам, которые закреплены в Осн. правилах работы архивов орг. Н. состоит из граф: индекс дела, заголовок дела, кол-во дел, сроки хранения, и примечание. Индекс дела состоит из № стр. подразд. (направл. деят.) орг. и порядк. № заголовка дела в пределах данного раздела. Индексация должна быть постоян. и повторяться из года в год. Наимен. заголовков дел располаг. по степени их важности и во взаимосвязи, в след. последоват.: -орг. документация, относящ. к деят. орг. в целом (устав, учред. договор, штатное распис.) или к деят. стр. подр., если составляется его НД (положение об отделе и должн. инструкции); -положения об отдельных видах деят. (положение о коммерч. тайне, о маркетинг. деят.); -орг.-распоряд. документация вышестоящ. органов; -распоряд. документация самой орг.; -планов. документация (вначале годовые, затем – кварталь. и месячные);-отчетная докум.; -докум., относящ. к выполнению вопросов осн. деят. (доклад. записки, справки, переписка); -докум., относящ. к проверкам (ревизиям) выполнения осн. деят.; -докум., относящ. к учетно-справочн. работе с докум. В пределах кажд. группы дела располаг. по срокам хранения: сначала дела пост. хранения, затем врем. свыше 10 лет и врем. до 10 лет хранения включ-но. Сроки хранения дела указываются по перечню (типовому, ведомствен.), а при его отсутствии – по типовой или примерной НД. Если в НД включают заголовки дел, которых нет в действ. перечнях, то сроки хранения устанавлив. экспертно-провероч. комиссией соотв. архивного учреждения по представл. архива и ЦЭК (ЭК) орг. Заголовки дел, содерж. переписку, располаг. в послед-ти: -переписка с вышестоящими органами власти и управл.; -переписка с несоподчин. орг.; -переписка с подведом. орг. Заголовки дел, заведенных по географ. и по корреспон­дент. признакам, вносятся в НД по алфавиту географ. названий или корреспондентов. Заголовок дела состоит из: названия вида дела (переписка, журнал) или разновидности докум. (протоколы, приказы), автора докум., краткого содерж., названия адресата; названия местности, с которым связано содерж.; даты (период), к которым относится содерж. докум. дела; указания копийности докум. Графа «Количество дел» заполняется по оконч. года, когда уже известно, сколько томов дела сформировалось (кол-во листов в деле не должно превышать 250). В графе «Примечание» в течение года проставл.: сведения о названиях перечней докум., использ-ных при опред. сроков хранения дел, отметки о заведении дел, сведения о переходящ. делах, сведения о выделении дел к уничтож., сведения об утрате, о передаче дел в др. орг., о передаче дел в ведомств. архив, сведения о сотрудниках, ответ. за докум. и формир. дел в стр. подразд., вид носителя и место его хранения при группировке электр. докум.

18. Формирование дел. Понятие и основные требования.



Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Дело - совокупность докум. (в отдельных случаях – документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Правильное формирование дел: 1.способствует оперативному поиску необходимых документов; 2.обеспечивает их сохранность; 3.устанавливает порядок в организации делопроизводства. Нормы и правила формирования дел содержатся: в ГСДОУ; в Инструкции по делопроизводству ; в Правилах работы архивов ; во внутренних документах (инструкциях, положениях), которые учитывают специфику ДОУ. Формирование дел осуществляется при централизованной форме ведения делопроизводства службой ДОУ, при децентрализованной форме службой ДОУ и структурными подразделениями (лицами, ответственными за делопроизводство).Не рекомендуется формирование и хранение дел исполнителями. Периодический контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляет служба ДОУ в форме разъяснений и консультаций. Архив организации оказывает методическую помощь при формировании дел. Работа по формированию дел состоит из операций: 1.распределение и раскладка исполненных документов по делам в соотв. с номенклатурой дел и подшивка документов; 2.расположение документов внутри дела в определенной последовательности; 3.оформление обложки дела; 4.подшивка документов. Документы подшиваются в дела в день их исполнения. В процессе формирования дел проверяется правильность оформления документов – наличие и подлинность подписи должностных лиц, дат, регистрации индексов, отметки о снятии с контроля и об исполнении. Требования к формированию дел сформулированные в Основных правилах работы архивов : 1. В дело помещаются документы, работа по которым завершена. 2. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. 3. Запрещается группировать в дела черновые и дуплетные экземпляры документов (за исключением особо ценных) и подлежащие возврату. 4. Документы постоянного и временного сроков хранения формируются в отдельные дела. Следовательно, приказы и распоряжения, годовые и квартальные отчеты формируются в отельных томах. 5. Документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело. 6. В дело включается один экземпляр документа. Исключение могут составлять только те копии документов, которые имеют резолюции, визы, дополняющие содержание первого экземпляра. 7. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен. 8. В дело формируются документы одного года. Исключение: переходящие дела, которые содержат документы по вопросам не решенным в течение одного года; судебные дела; личные дела; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезни. 9. В дело не должны подшиваться проекты, варианты документов. 10. Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. Более объемные дела неудобны в использовании. Если в деле откладывается большее количество документов, его следует делить на тома (части). Дело, состоящее из нескольких томов, имеет один общий заголовок и указание на номер тома.

19.Принципы систематизации документов внутри дела.

Принципы систематизации документов:

1.Хронологический- все документы располагаются по датам, начиная с самого раннего и заканчивая самым поздним. С хронологическим расположением документов совпадают вопросный и нумерационный порядок.2.Предметно-вопросный: размещение документов в деле в логической последовательности решения вопросов.3.Нумерационный – группировку однородных документов, имеющих порядковую нумерацию (протоколы, приказы).4.По номинальному признаку в дела группируются документы одного вида (разновидности): протоколы, акты, приказы.5.При алфавитной систематизации документы группируют по фамилиям их авторов, названиям организаций-корреспондентов, наименованиям административно-территориальных единиц.6.Географический признак используется реже, как правило, в тех случаях, когда в деле сгруппированы документы нескольких авторов или корреспондентов, объединенных признаком территории, на которой они расположены. В основе формирования дел всегда лежит сочетание нескольких признаков.



Различные группы документов имеют свою специфику систематизации.

Распорядительные документы формируют в дела по видам и по хронологии с относящимися к ним приложениями. Если, уставы, положения, инструкции, утверждены распорядительными документами, то являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждаются в качестве самостоятельных документов, то их помещают в отдельные дела. Уставы предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело. Приказы по основной деятельности и личному составу группируют в отдельные дела. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии со сроками их хранения. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются по направлениям деятельности организации. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов. Независимо от времени составления или поступления плановые и отчетные документы хранятся в пределах того года, к которому они относятся по содержании. Документы коллегий группируют в два дела: протоколы заседаний и принятые решения, документы к заседаниям коллегий (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений).Протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний совета директоров. Протоколы подшивают в хронологическом порядке и по номерам, документы к заседаниям формируют в соответствии с номером протокола, к которому они относятся. Документы, связанные с последовательностью делопроизводства (личные, арбитражные, персональные), формируются по принципу «досье», то есть отдельного дела. Внутри таких дел документы располагаются по хронологии, начиная с инициативного документа. Документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления:1.внутренняя опись документов дела;2.заявление о приеме на работу;3.личный листок по учету кадров (или анкета);4.автобиография;5.копии документов об образовании;6.выписки приказов о приеме на работу (назначении на должность), перемещении, увольнении;7.дополнение к личному листку по учету кадров;8.другие документы, относящиеся к данному лицу. Лицевые счета рабочих и служащих и другие документы по заработной плате располагают по алфавиту фамилий и группируют в самостоятельные дела в пределах года. Предложения, заявления, жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению, исполнению формируют отдельно от обращений по личным вопросам. В зависимости от объема этих документов формируют тома на каждую букву алфавита или объединяют в одном деле документы заявителей с начальной буквой фамилии. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. Если в деятельности предприятия составляются или поступают единичные документы, которые не подходят ни в одно из дел, заводят специальную папку для подобных документов с заголовком «Документы по различным вопросам за 2008 г.» и составляют внутреннюю опись дела.

20. Понятие и организация экспертизы ценности документов.



Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Отнесение документов к составу Архивного фонда Беларуси осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.



К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.

К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа.

К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

При отнесении документов к составу Архивного фонда РБ учитывается фактор степени полноты и сохранности фонда. Экспертиза ценности документов проводится на основе: - действующего законодательства и правовых актов РБ по архивному делу и доу; - типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел; - нормативно-методических документов Департамента архивной службы и ДОУ РБ и органов управления архивным делом РБ в области архивного дела.

На первом этапе экспертизы ЭД архив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. В рамках перечня проводится отбор ЭД на постоянное и временное хранение; перечень утверждается экспертной комиссией организации.

Экспертиза ЭД проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией организации на традиционных носителях (применяется в комплексе система общих и специальных критериев: значимость, полнота (завершенность) документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение).

При приеме ЭД на хранение в архив учитываются факторы: ограничения на прием ЭД; завершенность процесса создания ЭД; стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД; затраты на обеспечение хранения.

Экспертиза ценности документов в организации проводится: в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив; в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда РБ, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, создается экспертная комиссия (ЭК). По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД, отнесенных к составу Национального Архивного фонда РБ, составляются описи электронных документов постоянного хранения, описи дел по личному составу. Управленческая, научно-техническая документация, отдельные комплексы ЭД включаются в самостоятельные описи. Описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно. Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

21. Организация работы экспертной комиссии.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда РБ, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, создается экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив. В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования. Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.



Основными задачами ЦЭК (ЭК) являются: - организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел; - организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации; - организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются: - организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения; - рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению; - подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями; - участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

ЦЭК (ЭК) проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания ЦЭК (ЭК) протоколируются. Решения ЦЭК (ЭК) вступают в силу после утверждения руководителем организации.



Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы ДОУ совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Дела с отметкой “ЭПК” подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой “ЭПК”, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.



Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов: 1) проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив; 2) запись ЭД на машинные носители; 3) проверка качества записи; 4)описание ЭД; 5) проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу: 6) подготовка комплекта сопроводительной документации.

следующая страница >>