Выпускная работа по «Основам информационных технологий» - pismo.netnado.ru o_O
Главная
Поиск по ключевым словам:
Похожие работы
Название работы Кол-во страниц Размер
Выпускная работа по «Основам информационных технологий» 1 176.56kb.
Выпускная работа по «Основам информационных технологий» 1 222.86kb.
Выпускная работа по «Основам информационных технологий» Магистрант 1 184.94kb.
Выпускная работа по «Основам информационных технологий» Магистранта... 1 256.44kb.
Выпускная работа по «Основам информационных технологий» Магистрант... 1 238.3kb.
Выпускная работа по «Основам информационных технологий» Аспирант... 1 430.25kb.
Выпускная работа по «Основам информационных технологий» Магистрантки... 1 258.67kb.
Выпускная работа по «Основам информационных технологий» 1 363.65kb.
Выпускная работа по «Основам информационных технологий» магистрант... 1 206.56kb.
Выпускная работа по «Основам информационных технологий» 1 228.93kb.
Выпускная работа по «Основам информационных технологий» Магистранта... 7 1022.66kb.
I. Общие положения Финансовый консультант относится к категории специалистов 1 56.63kb.
Урок литературы «Война глазами детей» 1 78.68kb.
Выпускная работа по «Основам информационных технологий» - страница №2/3

1.2 Делопроизводство и информационные технологии


Термин «документ» происходит от латинского слова “documentum”–доказательство, свидетельство. Этим словом обозначают любые письменные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу.

Если обратиться к толковому словарю русского языка Ожегова С.И., то под понятием «документ» понимается:

1) деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо (расходные документы, проездные документы);

2) то, что официально удостоверяет личность предъявителя (паспорт, справка, удостоверение);

3) письменное свидетельство о чем-нибудь исторических событиях, фактах (древнерусские грамоты являются историческими документами, договор свидетельствует о заключении соглашения в сфере услуг или производства и т.д.)[5].

Любой официальный документ многофункционален, т. к. одновременно выполняет несколько функций. Выделяются общие и специальные функции.

К общим функциям документа относятся: информационная, социальная, коммуникативная и культурная. К специальным функциям документа относятся: управленческая, правовая и функция исторического источника.

Для того, чтобы выработать определенные принципы работы с различными документами, необходимо провести их классификацию. Она требуется для обеспечения быстрого поиска документа в текущем делопроизводстве и повышение оперативности работы с документами. Также ее выделение – необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления.

Классификация документов – это деление документов на класс по наиболее общим признакам сходства и различия.

Административная система документирования по видам документов делится на три группы документов.

1. Организационно-распорядительная документация (положения, уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы, штатное расписание, регламент и т.п.).

2. Справочно-информационная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки, акты и т.п.).

3. Документы по личному составу (приказы, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, анкеты, резюме, договоры и т.п.).

Кроме того выделяют и иные классификации документов: по видам (типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные); по степени сложности (простые, сложные); по происхождению (официальные, личные); по месту составления (внешние, внутренние); по гласности (обычные, секретные, для служебного пользования); по способу фиксации (рукописные, машинописные, графические, звуковые, фотокинодокументы); по срокам исполнения (срочные, несрочные) и др.[6,с.12-13.].

Термин «делопроизводство» в России возник во второй половине XVIII века и был образован от сочетания слов «производство дела». Вначале он означал решение судебного или административного вопроса и понимался как деятельность, связанная с принятием решений, т. е. с производством дел. Именно это и было заложено в основу понятия «делопроизводство». В 1922 г. Керженцев П.М. написал: «Бумага должна совершать свой кругооборот с максимальной скоростью и минимальной затратой труда и времени» [7].

В
ст. 2 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» под делопроизводством понимается деятельность по обеспечению документирования и организации работы с документами [8].

Рисунок 1.1- Документооборот предприятия

Информационные технологии (ИТ, от англ. information technology, IT) – широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям управления и обработки данных, в том числе, с применением вычислительной техники [9,с.54]

Согласно ст.1 Закона Республики Беларусь от 10.11.2008 № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации» (далее – Закон «Об информации, информатизации и защите информации»), информационная технология - совокупность процессов, методов осуществления поиска, получения, передачи, сбора, обработки, накопления, хранения, распространения и (или) предоставления информации, а также пользования информацией и защиты информации [10]

В настоящее время под информационными технологиями чаще всего понимают компьютерные технологии. В частности, ИТ имеют дело с использованием компьютеров и программного обеспечения для хранения, преобразования, защиты, обработки, передачи и получения информации. Информационная система – это система, предназначенная для ведения информационной модели, чаще всего какой-либо области человеческой деятельности [9,с. 75]. Согласно Закону «Об информации, информатизации и защите информации» информационная система – совокупность банков данных, информационных технологий и комплекса (комплексов) программно-технических средств.

Согласно ст.25 Закона «Об информации, информатизации и защите информации» информационные системы делятся на государственные и негосударственные. Государственные информационные системы создаются в целях предоставления общедоступной информации, обеспечения ее объективности, полноты и достоверности, оказания информационных услуг, оптимизации деятельности государственных органов и обеспечения информационного обмена между ними. Негосударственные информационные системы создаются физическими и юридическими лицами в целях удовлетворения своих информационных потребностей и (или) оказания информационных услуг.

Информационная система должна обеспечивать средства для протекания таких информационных процессов, как: хранение информации; передача информации; преобразование информации.

Различают три класса информационных систем по степени их автоматизации:

1. ручные информационные системы (характеризуются отсутствием современных технических средств переработки информации и выполнением всех операций человеком; например, о деятельности менеджера в фирме, где отсутствуют компьютеры, можно говорить, что он работает с ручной ИС);

2. автоматизированные информационные системы (АИС) (наиболее популярный класс ИС; предполагают участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств, причем главная роль отводится компьютеру);

3. автоматические информационные системы (выполняют все операции по переработке информации без участия человека; примером автоматических информационных систем являются некоторые поисковые машины Интернет – например Google, где сбор информации о сайтах осуществляется автоматически поисковым роботом (crawler) и человеческий фактор не влияет на ранжирование результатов поиска). [9, с.77-78].



1.3 Электронный документооборот


Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота.

В соответствии со ст.1 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее - Закон «Об электронном документе и электронной цифровой подписи») под электронным документом понимается документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность [11]. По мнению Григорьева В.А. законодательство Республики Беларусь очень узко трактует понятие «электронный документ»[12].

Законодательство Республики Беларусь к электронному документу предъявляет определенные требованиям. В частности, он должен создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных, программно-технических и технических средств; быть представляемым в форме, доступной и понятной для восприятия человеком; а также состоять из двух неотъемлемых частей - общей и особенной.

Электронные документы могут применяться во всех сферах деятельности, где используются программные, программно-технические и технические средства, необходимые для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации в электронном виде. Ограничения на применение электронных документов могут быть установлены в случаях, предусмотренных законодательными актами Республики Беларусь (ст.15 Закона «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»). Иными словами с помощью электронных документов могут совершаться сделки, производиться расчеты, осуществляться переписка и передача документов и иной информации.

Подлинный электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу.

Оригинал электронного документа и его копия, соответствующая требованиям, установленным Законом «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», имеют одинаковую юридическую силу.

Электронный документооборот имеет ряд преимуществ. В частности:

1) простота в обращении непосредственно с самой документацией.

На поиск нужных документов и информации при наличии системы электронного документооборота тратится значительно меньше времени, по сравнению с традиционным бумажным делопроизводством.

2) мгновенный доступ к актуальной информации.

К основному преимуществу электронного документооборота можно отнести способность быстро и легко находить последние версии документов. Таким образом, решается проблема актуальности документооборота, то есть даже если один и тот же документ существует в нескольких вариантах, пользователь сможет найти последнюю версию файла и работать уже с ним.

3) уменьшение материальных издержек.

Электронные системы управления документооборотом значительно сокращают расходы организации. Во-первых, увеличивается производительность сотрудников компании за счет автоматизации работы, во-вторых, снижаются издержки на расходные материалы, которые используются при бумажном документообороте.

4) сокращение потребности в дополнительном персонале.

Увеличение объемов производства при электронном документообороте не требует значительного расширение персонала.

5) коллективная работа с документами.

Автоматизация документооборота позволяет одновременно нескольким пользователям работать с одним и тем же файлом, а также осуществлять поиск по единой базе данных документов.

6) улучшение взаимодействия.

Одним из ключевых преимуществ электронного документооборота является улучшение взаимодействия между департаментами и отделами внутри организации. Внедрение системы электронного документооборота облегчает коммуникацию, обмен информацией, а также помогает разрушить барьеры между различными подразделениями.

Однако, не смотря на все достоинства электронного документооборота, противники безбумажных систем документооборота главным объектом критики называют то, что бумажный документ почти невозможно изменить, в электронный же документ легко внести поправки, и очень трудно потом доказать факт их внесения. Можно, конечно, отметить, что подделка традиционных документов имеет, наверное, не меньшую историю, чем история письменности, но это не снимает проблемы идентификации электронных документов.

Решить приемлемым образом данную задачу удалось только во второй половине 1970-х годов, когда американские математики У. Диффи и М. Э. Хеллмэн предложили использовать цифровую подпись для подтверждения подлинности электронных сообщений [13].

Использование системы электронного документооборота позволяет организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном виде, что качественно меняет организацию контроля исполнения документов. Карточки зарегистрированных централизованно документов с резолюциями руководства рассылаются в электронном виде сотрудникам соответствующих подразделений. Они дополняют их резолюциями по исполнению документов, выдаваемыми руководителями структурных подразделений. По мере появления данных о ходе исполнения документов эти данные вносятся в систему. При этом система автоматически отслеживает наступление даты предварительного уведомления о приближении срока исполнения и наступление самого этого срока. Заинтересованные пользователи системы информируются о названных сроках.

Т
акже значительно видоизменяется процесс согласования проектов документов, в рамках которого сотрудники, участвующие в процессе согласования, получают возможность обмениваться электронными версиями согласуемых проектов. Такая технология позволяет сократить время, затрачиваемое на передачу проектов в бумажном виде.

Рисунок 1.2- Схема автоматизации работы с документами управлению предприятия



<< предыдущая страница   следующая страница >>