Тема Информационные технологии формирования кадровой политики, стратегического и оперативного управления персоналом - pismo.netnado.ru o_O
Главная
Поиск по ключевым словам:
страница 1
Похожие работы
Название работы Кол-во страниц Размер
1. Сущность и специфика управления персоналом Управление персоналом 5 1119.01kb.
Сущность и основные понятия управления персоналом в системе государственной... 1 23.36kb.
45. Принципы и методы управления персоналом 1 16.07kb.
Эта деятельность заключается в формировании системы управления персоналом... 7 1134.75kb.
Меняев М. Ф. Информационные технологии управления: Учебное пособие... 1 322.36kb.
Кафедра автоматизированной обработки 7 778.39kb.
Дайте определения автоматизированной информационной системы и технологии... 1 134.9kb.
Методические указания к выполнению практических работ по дисциплинам... 1 450.42kb.
Вопросы к экзамену по курсу «Управление персоналом» 1 25.78kb.
Вопросы к экзамену по курсу «Управление персоналом» 1 69.16kb.
Темы рефератов по курсу «Основы автоматизированного управления» 1 13.91kb.
Управление деловой карьерой 1 31.31kb.
Урок литературы «Война глазами детей» 1 78.68kb.
Тема Информационные технологии формирования кадровой политики, стратегического и - страница №1/1

Раздел 2. Применение информационных технологий в управлении персоналом.

Тема 5. Информационные технологии формирования кадровой политики, стратегического и оперативного управления персоналом.

Управление персоналом как информационный процесс. Схема информационных потоков при формировании кадровой политики. Исходные документы для формирования кадровой политики. Проектирование базы данных кадровой службы. Информационная технология обработки данных о состоянии дел в организации (человеческие, финансовые, технические, технологические, коммерческие ресурсы, система управления). Проектирование организационной структуры и организационных изменений. Информационные технологии и этапы формирования стратегии управления персоналом. Информационная технология обработки данных о внешней среде (спрос, предложение, конкурентные условия). Использование многофункциональных экспертных систем как основы маркетинговых исследований в области управления персоналом. Технология составления плана персонал-маркетинга. Определение потребности в персонале. Формирование штатного расписания и ведение личного досье.

Разработка анкетных форм по изучению социального климата в коллективе. Информационная технология формирования плана социального развития. Построение учетных форм по социальным вопросам. Состав и использование базы данных для прогнозирования развития и профилактики конфликтов.

Литература: 1 – стр. 14-19, 2 – стр. 182.



Методические указания

В управление персоналом под потоком информации понимается действующее в пределах системы управления персоналом движение различных информационных совокупностей (бумажных документов, устных сообщений, информационных файлов, файлов со звуковыми эффектами и графическими изображениями и т.п.) в заданном направлении и для определенных целей. Источниками возникновения и (одновременно) приемниками информации являются конкретные бизнес-процессы.

Источником первичной информации в корпоративной системе является бизнес-планирование, в процессе которого формируются планы выпуска продукции или оказания услуг. Для реализации этих планов возникает потребность в материальных, финансовых и трудовых ресурсах, оборудовании, оснастке и т.д. Плановые значения ряда ресурсов, в том числе и необходимого количества работников определенных профессий, способных выполнить установленную производственную программу, определяются в процессе конструкторской и технологической подготовки производства численности активной части трудовых ресурсов фирмы ведется расчет численности управленческого персонала.

Базируясь на представленных показателях плановой численности, кадровая служба фирмы планирует и фактически осуществляет прием и увольнение работников, а также распределение и регулирование принятых рабочих и служащих по рабочим местам. В процессе изготовления продукции работники получают плановые задания, фактические результаты выполнения которых фиксируются либо в бумажных документах, либо на машинных носителях и передаются в бухгалтерию. Бухгалтерия, в свою очередь, по известным алгоритмам обрабатывает полученную информацию и вычисляет показатели оценки трудовой деятельности в денежном эквиваленте. До начала расчетов отдел кадров (ОК) информирует бухгалтерию о текущих изменениях, касающихся отдельных работников (данные о пропущенном рабочем времени по причине временной нетрудоспособности, о внутреннем и внешнем движении кадров, нарушениях трудовой дисциплины и т.д.). Отдельные показатели финансовых расчетов (например, премирование) передаются в ОК для дальнейшего использования при решении своих задач.

Информационные технологии формирования стратегии управления персоналом складывается из решения следующих комплексов задач:

1. Работа с персоналом на уровне отдела кадров

2. Социологические исследования

3. Психологические аспекты подготовки и проверки персонала

4. Нормирование труда

5. Оплата труда

6. Планирование трудовых показателей

7. Оперативно-производственное управление трудовыми показателями

8. Организация труда

9. Социальное и медицинское обслуживание

10. Техника безопасности

Предложенное распределение по уровням не означает, что именно в такой последовательности должны разрабатываться и внедряться соответствующие комплексы управленческих задач. Работы по всем уровням производятся, как правило, параллельно. Присоединение каждого нового уровня (неважно в какой последовательности) только расширяет границы предметной области и представляет бизнес-процесс “Управление персоналом” в более полном объеме.

Вопросы кадровой политики как на текущий момент, так и на долгосрочную перспективу решаются во всех без исключения организационных структурах — от крупных корпораций до мелких фирм, которые могут принадлежать к различным формам собственности. |

В зависимости от численности общего количества работников функции кадрового обеспечения возлагаются либо на специальные подразделения, либо выполняются определенными должностными лицами. Последнее относится в основном к фирмам с небольшим количеством сотрудников, где все экономические, социальные и производственные вопросы решаются ее первым руководителем или его заместителем. Корпорация или крупное предприятие может позволить себе содержать такие специальные отделы, как кадровая служба, служба психологической помощи, социологическая служба.

Для формирования бизнес-плана организации могут использоваться специальные пакеты, с помощью которых проводится компьютерный анализ инвестиционных проектов, в частности, “Project Expert” (разработка московской фирмы PRO-INVEST Consulting). В нем предусмотрены следующие модули:

• суть предлагаемого проекта;

• меморандум конфиденциальности;

• описание предприятия;

• описание продукции;

• план маркетинга;

• инвестиционный план;

• производственный план;

• организационный план;

• финансовый план;

• показатели эффективности инвестиционного проекта;

• описание возможных сценариев реализации проекта;

• анализ чувствительности инвестиционного проекта.

В рамках инвестиционного плана производится проектирование продукции и при этом рассчитывается трудоемкость этого этапа (в нормо-часах). Затем вычисляется трудоемкость ее изготовления и трудоемкость производственной программы. Здесь же определяется потребность в оборудовании и необходимость переквалификации производственного персонала. Затраты на управление учитываются в производственном плане. В организационном плане составляется штатное расписание.

Помимо рассмотренных видов ПО для кадровых служб, может представить интерес еще один класс программных продуктов, который называется “Экспертные системы” (ЭС). Экспертные системы — разновидность прикладной программы, которая решает проблемы и делает выводы, объясняя их. Результат их работы заранее неизвестен, поскольку ход алгоритма рассуждений строится в зависимости от постоянно действующего при решении диалога с пользователем, а, следовательно, определяется его ответами. Экспертные системы являются первым этапом в создании искусственного интеллекта. Они разработаны для самых различных предметных областей, и могут использоваться как основа маркетинговых исследований в области управления персоналом.

В частности, создаются ЭС для службы персонала по отбору, оценке и расстановке кадров, которые рекомендованы для использования в банках, на промышленных предприятиях, в строительных организациях, рекрутинговых фирмах и в организациях других сфер деятельности. Такие ЭС позволяют выполнять компьютерное психофизиологическое обследование и тестирование работников, проводить профориентацию, профотбор, прием на работу, сокращение штатов, аттестацию, получать рекомендации по наиболее эффективному использованию каждого работника в условиях конкретного предприятия, создавать профили профессий и должностей, оценивать профпригодность работника, совместимость “команды” и другие функции.

С помощью использования ЭС возможно решить следующие задачи:

1. Учет информации о требованиях к потенциальным работникам со стороны предприятия

2. Контроль выполнения заявок на подбор материалов о региональном рынке труда

3. Анализ предоставленной информации о региональном рынке труда

4. Анализ достоверности информации о региональном рынке труда (проверка отдельных сведений).

5. Определение источников информации о региональном рынке труда

6. Формирование требований к информации по исследованию регионального рынка труда

7. Формирование запросов на исследование регионального рынка труда (в том числе по отраслям) к специализированным организациям, занимающимся оказанием такого рода услуг.

Информационная технология формирования плана социального развития строится следующим образом:


  1. Учет информации о структуре анкеты.

  2. Учет информации из заполненных анкет.

  3. Учет результирующей информации по обработке анкет в архивной БД.

  4. Расчет показателей по результатам обработки анкет.

  5. Формулирование вопросов социально-производственного характера, требующих оценки посредством анкетирования.

  6. Выбор группы респондентов.

  7. Разработка структуры анкеты.

  8. Планирование проведения анкетирования.

  9. Проведение анкетирования.

  10. Анализ итоговой информации, полученной в ходе анкетирования.

  11. Принятие решений по результатам проведенного социологического исследования.

  12. Анализ динамики изменения результатов социологических исследований по одинаковым проблемам.


Тема 6. Информационные технологии найма, оценки и отбора претендентов на вакантные места.

Формирование требований к должности. Требования к автоматизированной системе оценки. Базовый словарь признаков как информационная основа системы оценки. Основные принципы разработки признаков. Структура признаков. Практическая реализация системы оценки.

Особенности процесса подбора персонала с использованием информационных технологий. Пути заполнения вакансий. Информационная модель задачи. Справочная информация о службах занятости и рекрутинговых организаций. Проектирование базы данных, входных и выходных форм. Подготовка рекламных материалов. Регистрация поступивших документов. База данных вакансий. Анализ резюме как подзадача модуля “Подбор кадров”. Собеседование и найм персонала: возможности формализации и автоматизации.

Формирование мини-биржи труда в организации. Банк претендентов и банк вакансий.

Литература: 1 - стр. 115-136



Методические указания

В организациях периодически проводится оценка рабочих мест с целью выявления их соответствия своему назначению и уровню квалификации работников, их занимающих. Если по результатам оценки окажется, что работник на данном рабочем месте не подтверждает свой профессиональный уровень, то такое рабочее место освобождается и сведения о нем пополняют БД вакансий. Если результаты оценки покажут, что данное рабочее место можно сократить без ущерба для производства или управления, то информация об этом фиксируется в таблице БД, отражающей организационную структуру фирмы. В случае положительного результата оценки сотруднику на данном рабочем месте даются рекомендации по дальнейшему росту его профессионального мастерства или продвижения в управленческой сфере.

Последовательность выполнения этапов процесса оценки при его практической реализации с использованием информационных технологий строится следующим образом:


  1. Учет нормативных профессионально-должностных признаков, характеризующих каждое рабочее место.

  2. Учет фактических значений аттестационных признаков работников, участвующих в оценке.

  3. Учет информации о потенциальном резерве кадров предприятия для продвижения по служебной лестнице (формирование специальной БД).

  4. Разработка критериев оценки работников предприятия в профессионально-должностной дифференциации.

  5. Разработка критериев оценки работников предприятия, имеющих особые режимы работы (например, гибкий график, телеработа и т.п.).

  6. Планирование мероприятий, включаемых в процедуру оценки.

  7. Контроль за соблюдением сроков проведения оценки для каждого работника.

  8. Планирование графика проведения оценки по всем структурным подразделениям предприятия.

  9. Расчет обобщенных оценочных показателей по каждому работнику, участвующему в аттестации

  10. Анализ информации по итогам оценки.

  11. Принятие решений (выработка рекомендаций) по изменению социального статуса работника на основе результатов оценки.

  12. Анализ динамики изменения профессионально-квалификационного состава кадров предприятия, прошедшего оценку.

Если по результатам оценки окажется, что работник на данном рабочем месте не подтверждает свой профессиональный уровень, то такое рабочее место освобождается и сведения о нем пополняют БД вакансий. Если результаты оценки покажут, что данное рабочее место можно сократить без ущерба для производства или управления, то информация об этом фиксируется в таблице БД, отражающей организационную структуру фирмы. В случае положительного результата оценки сотруднику на данном рабочем месте даются рекомендации по дальнейшему росту его профессионального мастерства или продвижения в управленческой сфере.

В целях рационализации алгоритма обработки информации каждому рабочему месту присваивается код, в котором отражают: номер структурного подразделения; специальный признак, указывающий на принадлежность данного рабочего места к коллективному; другие особенности, характерные для этого рабочего места. Для кодирования удобно воспользоваться позиционной системой.

В качестве требований к рабочему месту (по которым будет оцениваться либо претендующий на него, либо занимающий его в момент проведения оценки) могут выступать самые различные аттестационные признаки, отражающие особенности производственной деятельности, а также деловые и личные качества работника.

Подбор кадров — это совокупность мероприятий, направленных на привлечение со стороны в фирму рабочих и управленческого персонала определенной квалификации.

Решение задачи начинается с определения требуемого количества работников и их квалификации. Расчеты по количественному и квалификационному составу производятся в процессе составления бизнес-плана и зависят от содержания портфеля заказов (на выпуск продукции или оказания услуг) и технологии производства, некоторые особенности, присущие процессу подбора персонала.

Содержание и оформление рекламных материалов зависят от выбранного пути поиска.

Если для подбора персонала сотрудники ОК обращаются в службы занятости (государственные или альтернативные) или профсоюзные организации, то можно воспользоваться БД этих организаций через вычислительные сети. При отсутствии доступа в них работник кадровой службы может лично посетить эти организации с целью просмотра БД и анализа отобранной информации.

Рекламные материалы могут быть подготовлены либо с помощью специалистов из профессиональных фирм, предоставляющих рекламно-дизайнерские услуги, в том числе и компьютерные, либо силами самих сотрудников кадровых служб. В последнем случае удобно воспользоваться графическим редактором или средством подготовки презентаций (например. Power Point). Все рекламные материалы требуют периодической корректировки с учетом технологических и экономических изменений как внутри фирмы, так и на рынке рабочей силы.

Для формирования требований к будущим претендентам на вакансии следует воспользоваться содержанием имеющихся должностных инструкций.

В ответ на рекламу все заинтересованные лица подготавливают необходимый пакет документов и направляют его в кадровую службу фирмы, которая регистрирует эти документы и заполняет БД претендентов на вакансии. Факт регистрации отражается в таблице “Документы претендентов на вакансии”:

В поле “Код претендента” проставляется порядковый номер. В дальнейшем он может использоваться в качестве идентификатора пре

В условиях современных компьютерных технологий может быть несколько вариантов подготовки и отправки резюме:



  • в форме произвольного текстового файла, сформированного в текстовом редакторе, подключаемом в режиме работы с E-mail;

  • в форме файла, подготовленного в Word и подключенного в режиме передачи сообщения по E-mail;

  • в режиме On-Line.

Для оптимизации процесса проведения собеседования следует воспользоваться формализованными оценочными формами и тестами, выполняемыми с применением компьютера, а также проводить регулирование актуального состояния БД претендентов на вакансию по результатам первичного собеседования (удаление информации или пополнение архива кандидатов, то есть регулирование состава информации, необходимой для проведения собеседования, по мере изменения в организационной, технологической и информационной сферах деятельности предприятия).

Для отбора персонала в рамках фирмы целесообразно создать мини-биржу труда (МБТ), которая включала бы в себя банк претендентов и банк вакансий. Фирма создает две информационные базы: БД вакантных рабочих мест и БД претендентов на эти или другие рабочие места. Причем первая БД формируется с учетом заданных профессиональных и прочих требований к каждому вакантному рабочему месту. Вторая БД создается на основе результатов тестирования определенного контингента работников, в число которых могут быть включены как работники фирмы, так и персонал со стороны.




Тема 7. Информационные технологии обучения персонала, управления карьерой и служебно-профессиональным продвижением.

Состав базы данных для определения потребности в обучении. Создание и использование банков учебно-методических материалов. Формирование и использование оценочных тестов. Автоматизация анализа результатов тестирования при обучении. Информационно-логическая модель решения задачи “Обучение и переобучение персонала”.

Информационные технологии управления карьерой как функция экспертной системы. Формирование перечня должностей. Установление бизнес-функций должностей. Базы данных потенциальных претендентов. Проектирование опросников. Профессиография. Карьерограмма. Построение путей развития карьеры. Технология формирования резерва кадров: информация, прогноз изменений, программы работы с резервом, критерии оценки.

Литература: 1 – стр. 156-169.



Методические рекомендации

Работник любой фирмы постоянно стремится к лучшей квалификации, к более высокой должности. Но решение вопроса о переходе его на новый уровень практически всегда связано с процессом обучения или переобучения, за исключением отдельных случаев, когда подобный переход осуществляется только по результатам оценки повседневной деятельности работника. Для того, чтобы процесс обучения был достаточно эффективным, следует предварительно оценить определенные способности работника. Это можно сделать при помощи тестирования. Кроме того, желательно учитывать пожелания самого работника по поводу изменения своей профессии или повышения квалификации. При совпадении результатов тестирования с пожеланиями эффект будет наибольшим.

Для оперативного решения вопросов отбора претендентов, желающих и способных изменить свой социальный статус посредством повышения своего образовательного уровня, необходимо создать БД, структура которого может состоять из следующих таблиц: “Места обучения”, “Специальности”, “Ограничения по обучению”, “Пожелания работника”, “Обучение”. Типы ограничений могут быть подразделены на физиологические (пол, возраст, состояние здоровья по определенным параметрам) и прочие (стаж, профессиональные навыки и наклонности, психологические аспекты поведения, способность к руководству и др.)

Количество оценочных показателей и их структура определяются спецификой деятельности фирмы и конкретного рабочего места.

Блок “Обучение” будет включать в себя: название учебного заведения, табельный номер работника, форма обучения, номер учебной группы, дата начала обучения, дата окончания обучения, квалификация (профессия) после обучения, тип документа об окончании обучения, номер документа об окончании, дата выдачи документа.

Кроме этого, информационные технологии позволяют осуществлять:



  • учет информации о потенциальных учебных структурах, способных оказывать услуги по обучению и переобучению кадров;

  • учет кадров, прошедших обучение по различным учебным программам;

  • учет информации о потенциальных способностях кадров к обучению и переобучению (посредством специального тестирования);

  • осуществлять расчет эффективности использования учебных программ;

  • проводить анализ результатов реализации конкретных учебных программ;

  • анализировать информацию о кадрах, прошедших через внутрифирменные и внефирменные программы обучения и переобучения.

На основе информации об обучении персонала происходит выработка рекомендаций по изменению социального статуса работников предприятия, прошедших обучение или переобучение.

Решение задачи управления карьерой и служебно-профессиональным продвижением начинается с формирования перечня должностей, которые являются этапными в отношении карьеры (имеется в виду вертикаль должностей). Каждая должность характеризуется: ключевыми областями, находящимися в ее компетенции; схемой служебных взаимосвязей; выполняемыми функциями; деловыми контактами; используемой информацией; требованиями к работнику.

Ключевые или предметные области соответствуют разделу “Должен знать” типовой формы должностной инструкции, структура которых приводится в тарифно-квалификационных характеристиках. Кроме этого, каждый человек, претендующий на должность, обладает определенными личностными характеристиками: биографическими, психофизиологическими, профессиональными.

Суть задачи сводится к тому, чтобы среди всех претендентов на должность найти такого человека, который в наибольшей степени соответствовал бы квалификационным требованиям, предъявляемым должностью.

Далее необходимо определить задачи информационного обеспечения “Служебно-профессионального продвижения сотрудника”, то есть:

1) составить список должностей, которые соответствуют устремлениям работника, начиная с определенной должности, и задать возможные пути продвижения по цепочке:



Должность 1 – Должность 2 – Должность 3 – Должность 4 – Должность 5 На основе проделанной работы составляется файл “Иерархия должности”;

2) определить круг ключевых бизнес-функций и каждой из них поставить в соответствие совокупность вопросов профессионального характера;

3) подобрать тесты, которые помогут оценить профессионализм работника по каждому вопросу. Если необходимый тест отсутствует, его можно составить самостоятельно. При подборе тестов следует учитывать, что чем выше должность в иерархической лестнице, тем более широким кругозором и профессиональными знаниями должен обладать претендент.

4) сформировать БД потенциальных претендентов на продвижение по служебной лестнице с учетом результатов периодической аттестации работников, их тестирования, а также с привлечением биографических, психофизиологических и других необходимых данных.

5) провести тестирование по всем подготовленным тестам, а результаты сохранить в файле

Затем составляется список сотрудников, претендующих занять соответствующие должности.

Конечно, следует помнить, что окончательные результаты тестирования нельзя свести только к альтернативным выводам – “Пригоден” или “Непригоден”. Результаты тестирования носят рекомендательный характер, и по окончании тестирования может быть дополнительно приняты рекомендации. Например, зачисление в резерв кадров. При использовании информационных технологий личностная информация о претендентах на продвижение по служебной лестнице учитывается в БД резерва на выдвижение.


Тема 8. Информационные технологии оценки труда и результатов деятельности персонала организации

Установление базовых характеристик работы и рабочего места. Тестирование рабочего места. Штатное расписание, табель использования рабочего времени, фонд потребления и фонд оплаты труда как показатели, характеризующие качество труда и трудовой жизни. Технология обработки показателей результативности труда. Диагностика функционирования подразделений управления персоналом. Анализ расходов на персонал. Расчет экономической эффективности проектов совершенствования процессов управления персоналом организации. Информация для аудита персонала.

Литература:



Методические указания

Известно, что с течением времени меняется тре6ования к работе и рабочему месту.. Углубляются профессиональные знания, накапливается жизненный опыт, корректируются взаимоотношения с людьми. Поэтому целесообразно проводить тестирование рабочих мест и работы регулярно через определенные промежутки времени, после чего сравнивать в динамике предыдущие результаты с полученными. Таким образом, БД должность будет периодически изменяться. Кроме того, она должна постоянно обновляться за счет выявления новых требований и естественного выбытия персонала.

В информационных технологиях для определения содержания работы и рабочего места используется термин “бизнес-процесс”. Раньше для описания деятельности управленческого персонала употреблялись такие термины: функции управления, управленческие решения, управленческие процессы и т.п. Постепенно их начинают вытеснять новые, более емкие и короткие термины — бизнес-процессы и бизнес-функции.

Под бизнес-процессом в общем случае понимается деятельность, имеющая определенные входные и выходные параметры и связанная с получением прибыли или достижением результата. Для коммерческих организаций бизнес-процесс обычно связан с тем или иным основным направлением деятельности (например, производство того или иного вида продукции, проведение исследований и разработок или операции на фондовом рынке). Для государственных или некоммерческих организаций бизнес-процесс может заключаться в обработке информации и подготовке управленческих решений. В рамках одного бизнес-процесса можно выделить ряд бизнес-функций, связанных с выполнением отдельных задач.

Для каждого бизнес-процесса можно построить целую иерархию функций, которые могут включать ряд подфункций, ложащихся в основу разработки должностной инструкции.

Алгоритм проведения тестирования рабочих мест состоит из следующих этапов:



  • разработать и сформировать унифицированные опросные листы для анализа работ;

  • разработать критерии оценки объективности информации, содержащейся в заполненных опросниках;

  • вести учет информации из заполненных опросников для анализа работ;

  • проводить анализ информации из заполненных опросников;

  • регулировать содержания опросников для последующего анализа работ;

  • на основе имеющейся информации разработать автоматизированный алгоритм составления должностных инструкций;

  • принимать решения о наполнении блоков должностной инструкции конкретным содержанием;

  • регулировать (модифицировать) должностную инструкцию в соответствии с изменениями в соответствующих предметных областях.

Например, в рамках процесса Управления персоналом традиционно принято выделять такие бизнес-функции, как учет персонального состава работников, планирование и подбор кадров, табельный учет. На практике при реализации комплексных автоматизированных систем Управления персоналом к этой области относят также функции ведения штатного расписания. Этот раздел системы предназначен для автоматизации деятельности сотрудников службы управления персоналом по ведению штатного расписания и позволяет:

  • создавать и редактировать структуру предприятия;

  • формировать штатное расписание;

  • непрерывно вести редакции штатного расписания, их утверждение начальством, ввод в действие новых редакций;

  • осуществлять контроль однозначного соответствия персонала, принятого на работу, позициям штатного расписания;

  • формировать отчеты по вакансиям и/или превышению штатной численности (при желании заказчика реализуется функция автоматического запрета на превышение штатной численности при приеме на работу);

  • проводить пропорциональное изменение окладов;

  • вести списки должностей, разрядов и надбавок;

  • формировать различные выходные документы.

При проведении диагностики функционирования подразделений управления персоналом необходимо особое внимание обратить на совокупность задач, решаемых в отделе кадров (ОК.) можно разделить на 2 группы: работа непосредственно с людьми и работа с информацией. Отметим, что автоматизированное управление кадрами практически до сих пор дублируется бумажными документами. Это можно объяснить, с одной стороны, консерватизмом работников, традициями, недоверием к вычислительной технике и страховкой от непредвиденных обстоятельства а другой — несовершенством законодательной базы в области электронного документооборота. Таким образом, у сотрудников ОК увеличивается объем работы с информацией и документами. При этом часть задач, которые ОК должен решать, из-за дефицита времени остаются либо вообще нереализованными, либо реализованными с помощью примитивных алгоритмов, вследствие чего совершенно неудовлетворительных по качеству полученных результатов. И, как следствие, — работникам ОК трудно найти достаточные резервы времени для контактов с людьми. Общение связано с такими субъективными характеристиками обеих сторон (сотрудника ОК и клиента или посетителя), как умение корректно и четко формулировать вопросы и отвечать на них, умение слушать, культура речи, интеллектуальный уровень, индивидуальные способности восприятия информации, характер, индивидуальные внутренние комплексы. Кроме того, на процесс собеседования могут оказывать влияние факторы внешней среды, например, окружающий интерьер, наличие других людей в помещении, телефонные звонки и др. Поэтому невозможно заранее спланировать ту часть рабочего времени, которую сотруднику ОК придется потратить на общение с посетителями. Таким образом, вторая группа задач, должна быть автоматизирована в максимальной степени.

Информация по кадрам, используемая для проведения аудита, хранится сколь угодно долго и доступна по всем расформированным фирмам, подразделениям, уволенному персоналу. В состав документов для аудита кадров входят:



  1. Документы о движении по службе (по приему и увольнению, переводу, совмещению, откомандированию, замещению должности, изменению оплаты).

  2. Документы о различных выплатах помимо заработной платы (о премиях, вознаграждениях, пособиях, компенсациях).

  3. Документы, обосновывающие необходимость отрыва от основной работы (отпуск, обучение, длительная командировка, сборы и т.п.).

  4. Прочие документы по кадровому составу.

5.Документы о движении кадров в организации.

  1. Данные экспертных систем.



Тема 9. Информационные технологии расчета заработной платы

Основные задачи модуля “расчет заработной платы”. Расчет с сотрудниками организации. Удержание налогов. Ведение архива постоянных сведений, ведомостей, лицевых счетов. Формирование документов для других подразделений. Формирование документов для налоговых и других государственных органов. Отчисления органам социального страхования. Группировка показателей по труду и заработной плате. Экспорт данных в систему “Персональный учет в Пенсионном фонде России”.

Литература:



Методические указания

Модуль "Расчет заработной платы" по праву занимает одно из центральных мест во всей системе учета на предприятии. Он направлен на решение следующих задач:

• в установленные сроки производить расчеты с персоналом по оплате труда;

• своевременно и правильно относить в себестоимость продукции (работ, услуг) суммы начисленной заработной платы и отчислений органам социального страхования;

• собирать и группировать показатели по труду и заработной плате для целей оперативного руководства и составления необходимой отчетности.

Автоматизированное рабочее место работника расчетного отдела бухгалтерии предназначено для: расчета зарплаты сотрудникам предприятия; расчета аванса; расчета межрасчетных выплат штатным работникам; ведения архива постоянных сведений по зарплате работников; ведения архива ведомостей и лицевых счетов за согласованный период времени с информацией о том, как начислена любая сумма; формирования документов для других подразделений; автоматической разноски зарплатных выплат по проводкам и статьям затрат; формирования документов для налоговых и других органов. Модуль расчет заработной платы автоматически производит такие виды расчетов, как:



  • начисление основной и дополнительной заработной платы

  • начисление различных социальных выплат;

  • начисление оплаты отпусков и больничных листов;

  • удержание подоходного налога;

  • удержание пенсионного налога;

  • удержание по исполнительным листам.

АРМ оператора расчетного отдела существенно сокращает количество ручных и машинописных работ при оформлении документов, всевозможных отчетов и справок, так как вся информация о сотрудниках находится в БД. Основной функцией сотрудников отдела в этих условиях становится контроль за проведением автоматизированного расчета заработной платы и взаимодействие с личным составом по этим вопросам. Система гибко настраивается на различные алгоритмы расчета видов оплат, позволяет проводить расчеты в рублях по отношению к фиксированной сумме начислений в валюте, получать расчет методом обратного счета от суммы к выдаче и т.д. Расчеты можно проводить по различным участкам учета с разной степенью детализации - для предприятия в целом, подразделения, отдельного сотрудника. Выходные документы: ведомости на выплату аванса; расчетно-платежные ведомости на разные выплаты; расчетные листки; свод по ведомостям; расходные и приходные кассовые ордера; свод по отделам и статьям начислений и удержаний; данные для формирования отчета по социальному страхованию; список по исполнительным листам; список по перечислениям в сберкассу; список удержанных страховых взносов; данные по формированию отчета по пенсионному фонду; лицевые счета; справка о средней заработной плате; справка о совокупном доходе при увольнении; отчет по труду; справки в налоговую инспекцию; итоговый отчет в налоговую инспекцию.

Сводные сведения по начисленной зарплате можно формировать по подразделениям и статьям затрат различных направлений, что позволит оценить абсолютные и удельные величины трудозатрат в стоимостном выражении в определенном объеме оборота фирмы. Все выходные документы соответствуют формам, утвержденным Госкомтруда и ГНИ. Система автоматически формирует налоговую карточку и поддерживает экспорт данных в систему "Персональный учет в Пенсионном фонде России" Пенсионного Фонда РФ, органов социального страхования и других государственных органов.




Тема 10. Информационные технологии решения учетно-аналитических кадровых задач

Формы первичной учетной информации по труду. Общие учетные сведения. Документы, отражающие информацию о движении персонала и анализ служебных перемещений и увольнений. База данных персонального учета. Создание архива уволенных. Информационная технология ведения личного дела сотрудника. Корреспондирование кадровых и бухгалтерских программ. Информационная технология анализа текучести кадров и причин увольнений сотрудников. Планирование занятости внутри организации. Расчет показателей эффективного использования персонала. Учетные формы по трудовой дисциплине. Технология анализа трудовой дисциплины, условий и режима труда. Формирование информационных таблиц требований отпусков. Оперативный управленческий документооборот по персоналу и учету труда.

Литература:



Методические указания

Задача учета кадров является традиционной и основополагающей. После того, как работник становится членом трудового коллектива фирмы, информация о нем должна быть включена в БД по кадрам. По мере всех последующих изменений в его личной жизни или профессиональной деятельности корректируется соответствующая информация в БД. Таким образом, в любой момент времени в ней содержится только актуальная информация.

При заполнении базы данных персонального учета выполняется следующая последовательность процедур:

• начальная фиксация первичных сведений о вновь принятом работнике;

• актуализация индивидуальной информации о работнике по мере появления различного рода изменений в любой из его характеристик;

• получение ответа на запрос произвольной формы по любой информации, касающейся конкретного работника.

Структура БД, необходимая для решения задачи учета не является эталоном или частью конкретного технического проекта, а отражает только основные сведения о работнике. Поэтому современные тенденции в описании информации о работниках могут модифицироваться как по содержательному смыслу внутри файлов, так и в количественном отношении. Могут добавляться новые показатели, удаляться морально устаревшие (например, “национальность”) или целиком таблицы, организовываться таблицы с принципиально новыми показателями. Часть изменений может быть внесена в БД еще на начальном этапе формирования ее структуры, а другая часть — уже в процессе эксплуатации системы по мере возникновения перемен в окружающем мире или непосредственно внутри фирмы, где данная база используется.

Модуль "Учет кадров" разработан для менеджеров по персоналу и предназначен для работы с персоналом предприятия, с различными приказами по кадрам. Позволяет вести справочную работу, а также предусматривает подготовку различных статистических данных. Поддерживает ведение документооборота с функцией полного автоматического формирования текста по персоналиям как результата конкретного действия с данными по работнику. В модуле представлен широкий спектр настроек элементов приказа (подписывающее лицо, набор виз согласования и ознакомления, схема рассылки и т.п.). Информация по кадрам хранится сколь угодно долго и доступна по всем расформированным фирмам, подразделениям, уволенному персоналу.

Алгоритм обработки информации об увольнении состоит из двух частей:

1) фиксация факта увольнения в БД на основании приказа об увольнении;

2) расчет коэффициентов текучести за различные интервалы времени.
Одной из особенностей задачи управления увольнениями является возможность проследить за динамикой увольнения в течение ряда лет. Обычно не принято хранить в БД показатели обобщенных данных, выводимых на внешние носители (экран или принтер), поскольку они могут быть достаточно легко получены путем расчетов всякий раз, когда это станет необходимым. Но результаты решения подобной задачи могут представлять определенный интерес именно в обобщенном виде. Тогда можно проследить динамику увольнения за различные одноименные промежутки времени в течение ряда лет. Если в эту таблицу добавить еще поле “категория персонала” или “структурное подразделение”, то можно будет хранить более детальную информацию. По мере расчета новых показателей за очередной период таблица будет пополняться. Тогда появится возможность проследить динамику увольнения по месяцам года и по годам. Формы дополнительных выходных документов легко разработать самостоятельно.

Прежде чем приступить к проектированию выходных документов, нужно попытаться ответить на ряд вопросов, а затем представьте ответы на них в удобной для визуального анализа документальной форме:



  • по каким профессиям и должностям наблюдается наибольшая и наименьшая смена рабочих мест по производственным и управленческим подразделениям и фирме в целом?

  • с каких видов работ и на какие чаще всего уходят при смене места работы? По каким профессиям наблюдается наибольшая и наименьшая профессиональная устойчивость?

  • в каком соотношении представлены во внутрифирменной текучести высоко- и малоквалифицированные профессии?

  • как часто работники при смене рабочего места меняют профессию?

  • какова численность рабочих, повысивших свой разряд за определенный период времени (по профессиям и подразделениям)?

  • в каком направлении произошла переквалификация рабочих в результате смены профессии?

  • причины и результаты перехода работников в новую категорию:

  • явилась ли она определенным продвижением в карьере или ее понижением, изменился ли и на сколько заработок, является ли переход в другую категорию инициативой администрации или он произошел по желанию работника? и т. д.

В качестве разновидности внутрифирменного движения персонала можно считать пребывание в отпусках. Эта таблица формируется на основании личных заявлений работников и требований производства относительно выполнения договорных обязательств по поставке продукции или оказанию услуг. Личные заявления работников оформляются документом установленной формы, который заполняется, как правило, по структурным подразделениям Дата окончания отпуска рассчитывается арифметически по показателю его продолжительности, который указывается в основной БД, содержащей персонифицированные сведения о работниках.

График отпусков относится к документам, которые утверждаются первым должностным лицом фирмы. Впоследствии этот график может пересматриваться с учетом производственной необходимости и по индивидуальным просьбам работников. Все изменения оформляются соответствующими приказами, вносятся в документ и фиксируются, например, в файле

Сведения о состоянии трудовой дисциплины каждого работника фирмы используются при разрешении следующих вопросов:

• аттестация рабочих мест;

• продвижение по служебной лестнице;

• повышение квалификации и переобучение;

• предоставление социальных льгот;

• стимулирование труда;

• внутрифирменное перемещение и увольнение.

Каждая фирма в соответствии со спецификой производственного процесса устанавливает начало и продолжительность рабочего дня, смены, недели, месяца. В нормативных аттестационных признаках по каждому рабочему месту эти показатели также регламентируются Сотрудники ОК периодически проверяют соблюдение установленных норм и фиксируют наблюдаемые отклонения сначала в документальной форме, а затем записывают их в таблицу “Нарушения трудовой дисциплины”.



Анализ трудовой дисциплины тесно связан с учетом отработанного времени и учетом труда. Традиционно он решается следующим образом. В любом структурном подразделении фирмы есть сотрудник (табельщик), отмечающий в специальной таблице (табеле), разграфленной по количеству рабочих дней в месяце, ежедневно отработанное количество часов каждым работником подразделения. Обычно табель заполнен набором восьмерок. Для упрощения процедуры предлагается иной подход к решению этой задачи: отмечать в табеле только отклонения от нормативов. Для остальных работников автоматически будет считаться, что каждый из них отработал установленное количество часов. Таким образом, объем информации резко сокращается.

Если сотрудники фирмы имеют пропуска, приспособленные для автоматизированной обработки, то каждый их приход на работу фиксируется на специальном терминале. Сигнал о факте появления работника в стенах фирмы автоматически фиксируется в промежуточной БД. Если в течение месяца были опоздания или прогулы, то соответствующая информация об этом заносится уже в основную БД.