Меняев М. Ф. Информационные технологии управления: Учебное пособие: в 3 кн.: Книга 3: Системы управления организацией. – М.: Омега – - pismo.netnado.ru o_O
Главная
Поиск по ключевым словам:
страница 1
Похожие работы
Название работы Кол-во страниц Размер
Меняев М. Ф. Информационные технологии управления: Учебное пособие... 1 233.53kb.
Кафедра автоматизированной обработки 7 778.39kb.
Дайте определения автоматизированной информационной системы и технологии... 1 134.9kb.
Учебное пособие под редакцией Е. Б. Моргунова 86 7412.31kb.
Методические указания к выполнению практических работ по дисциплинам... 1 450.42kb.
Темы рефератов по курсу «Основы автоматизированного управления» 1 13.91kb.
Учебники и учебные пособия Бабосов Е. М. Социология управления: Учебное... 1 62.21kb.
Тема 4: Методы корпоративного управления 1 418.24kb.
Тема Информационные технологии формирования кадровой политики, стратегического... 1 274.87kb.
4. Информационные технологии в муниципальном управлении Слайд Сферы... 1 52.43kb.
Учебное пособие для студентов высших учебных заведений Москва инфра-м... 5 1704.85kb.
Российская федерация федеральный закон об общественных объединениях 2 555.18kb.
Урок литературы «Война глазами детей» 1 78.68kb.
Меняев М. Ф. Информационные технологии управления: Учебное пособие: в 3 кн.: Книга - страница №1/1

Меняев М.Ф. Информационные технологии управления: Учебное пособие: В 3 кн.: Книга 3: Системы управления организацией. – М.: Омега –Л, 2003. – 464 с.

2.3. Информационные ресурсы офисных ИС


Офисные ИС предназначены для ведения оперативного, бухгалтерского, управленческого и налогового учета в заданной области хозяйственной деятельности предприятия (торговля, управление складами, социальные организации и др.) и ориентированы, в основном, на малый бизнес.

Функциональная структура ИС содержит отдельные подсистемы (модули), совокупность которых образует соответствующие инфосистемы: «Логистика», «Учет и отчетность», «Имущество» (рис 2.8). Информационные связи в системе определяют структуру документооборота. В процессе формирования документов реализуется оперативный учет (на рисунке его действия показаны сплошной линией) и процессы проведения документов в бухучете (пунктирная линия).





Рисунок 2.8. Функциональная структура офисной ИС
Модули ИС соответствуют функциям определенного участка учета:

  • «Финансы». Ведение оперативного и бухгалтерского учета наличных и безналичных денежных средств предприятия;

  • «Расчеты». Оперативный и бухгалтерский учет расчетов по обязательствам, возникающим по сделкам закупки и продажи;

  • «Закупки». Учет закупок материальных запасов, работ и услуг, ведение сделок по закупкам с контролем исполнения по срокам, спецификациям и суммам.

  • «Запасы». Ведение картотеки товаров предприятия, учет движения и остатков материальных запасов на складах предприятия;

  • «Продажи». Учет продаж материальных запасов, работ и услуг, ведение сделок по продажам с их полным контролем, формирование прейскуранта, учет товаров, переданных на консигнацию;

  • «Налоги». Ведение классификатора налогов, учет налогов и формирование налоговой отчетности;

  • «Бухучет (главная книга)». Общий бухгалтерский учет, ведение книги учета хозяйственных операций, ведение реестра проводок, формирование внутренней отчетности;

  • «Персонал». Формирование организационной структуры предприятия и ведение кадрового учета;

  • «Зарплата». Ведение лицевых счетов сотрудников, расчет зарплаты, формирование проводок по зарплате;

  • «Имущество бюджета». Формирование бюджетов компании и контроль соответствия плановых и фактических показателей. Формирование сводного бюджетного предприятия. Ведение картотеки учета имущества, отслеживание движения имущества предприятия;

  • «Справочники». Ведение общесистемных классификаторов, используемых различными разделами программы.

Разделы «Справочники» и «Персонал» обеспечивают первоначальную настройку программного комплекса и формируют систему классификаторов, которые используются при дальнейшей работе различными приложениями программы.

Разделы «Финансы», «Расчеты», «Закупки», «Запасы» и «Продажи» предназначены для ведения оперативного учета хозяйственной деятельности.

Разделы «Налоги», «Зарплата», «Имущество» и «Бухучет» реализуют бухгалтерские функции программы.

Логистика торгового предприятия полностью укладывается в систему оперативного учета. Здесь в реальном времени прослеживается движение товарных потоков от поставщиков к покупателям, ведется контроль расчетов и учет встречных финансовых потоков.

Функции бухгалтерского учета позволяют формировать бухгалтерскую отчетность в соответствии с законодательством, но использование бухгалтерского учета не является обязательным.

2.3.1. Процессы учета в ИС


Для эффективного применения ИС следует предварительно определить основные процессы учета в ИС, которые связаны с такими понятиями, как: объекты учета в программе, операции и документы, виды учета, центры учета и т. п.

Объектами учета и управления в ИС являются ресурсы предприятия, которые можно подразделить на следующие виды:

  • денежные средства, к которым относятся наличные и безналичные денежные средства, находящиеся на счетах предприятия или в его кассах и учитываемые в стоимостном выражении;

  • обязательства, отражающие долги предприятия перед другими хозяйствующими субъектами или долги этих субъектов перед предприятием и учитывающиеся в стоимостном выражении;

  • материальные запасы, включающие в себя сырье и материалы, товары и готовую продукцию, которые находятся (или могут находиться) на складах предприятия и учитываются в стоимостном и натуральном выражении;

  • имущество компании — материальные и нематериальные объекты, которые используются для осуществления хозяйственной деятельности предприятия и учитываются в стоимостном и натуральном выражении. В эту категорию включаются основные средства и нематериальные активы;

  • кадровый состав, представляющий собой особый вид ресурса, который формально не имеет стоимостного выражения и учитывается в натуральном выражении.

Важнейшей характеристикой ресурсов является количество ресурса, которое определяется остатком ресурса на какой-либо момент времени. Остаток может измеряться в стоимостном и натуральном (количественном) выражении.

Каждый вид ресурса фирмы обладает своей структурой, характеристиками (свойствами) и собственными процедурами управления. Сам ресурс имеет свою классификацию, посредством которой он делится на элементарные составляющие. Такое деление осуществляется на основе аналитических признаков. Для каждого вида ресурса используется специальный набор аналитических признаков.

Учет состояния ресурсов в ИС осуществляется с помощью аналитических картотек ресурсов. Каждая картотека состоит из набора аналитических карточек. Аналитическая карточка однозначно характеризует элементарный объект ресурса. В карточке указывается остаток по этому объекту. Аналитический объект (и его карточка) имеет две стадии существования: объект «Открыт» или «Закрыт» для использования. Это свойство называется статусом объекта. Для управления статусами имеются специальные средства.

Аналитические картотеки (или просто картотеки) — это справочники системы, каждый из которых представляет собой набор данных, предназначенных для классификации каких-либо объектов программы. Но по сравнению с другими справочниками системы аналитическая картотека имеет дополнительное свойство — количественную характеристику соответствующего ресурса.

Справочники программы делятся на внутренние и внешние. Внутренние справочники формируются разработчиком и пользователем не управляются. Они поставляются уже в заполненном виде. Внешние справочники создаются пользователем программы. Справочники состоят из отдельных записей. В аналитических картотеках каждая такая запись называется карточкой. Однако этот термин иногда применяется и для записей других справочников программы.



Документы и операции определяют понятия, характеризующие носитель информации, непосредственно данные и процессы обработки информации. С помощью информации о хозяйственных операциях описывается движение ресурсов организации. В ИС совокупность хозяйственных операций разбивается на отдельные группы по принадлежности к тому или иному виду ресурсов (например, операции с денежными средствами, материальными запасами, имуществом и т. д.). В пределах каждой группы выделяются устойчиво повторяющиеся операции одного и того же содержания. В ИС они записываются в специальном классификаторе — справочнике видов операций. Вид операции описывает характерный способ изменения информации о состоянии данного вида ресурса.

Информация о хозяйственных операциях фиксируется в ИС на основании специальных оперативно-хозяйственных документов, регистрируемых в журналах документов. Журналы документов классифицируются по видам. С каждым видом ресурсов связан один или несколько видов журналов. В качестве примера можно привести «Журнал учета платежей» (операции с денежными средствами), «Журнал движения запасов» (складские документы) и др.

Одновременно с фиксацией операции в журнале документов производится запись сведений о хозяйственной операции в сводный журнал учета хозяйственных операций, который называется книгой учета хозяйственных операций (или книгой операций).

Момент записи данных в книгу операций определяется пользователем системы следующим образом. Если в процессе фиксации документа изменилось состояние ресурса, то формируется операция, которая затем записывается в книгу операций. Если документ содержит неактивизированную информацию (черновик), то запись такой операции не производится. Операции, которые записаны в книгу учета хозяйственных операций, являются объектом бухгалтерского учета и могут быть разнесены по счетам бухгалтерского учета с помощью проводок. Проводки записываются в специальный регистр, называемый главной книгой. Главная книга служит источником информации для получения всей совокупности бухгалтерских отчетов.

Процесс оформления используемых в системе документов можно подразделить на три стадии, характеризующие состояние документа или его статус.


  • Стадия 1. Документ зарегистрирован в системе, но ресурсы, соответствующие этому документу, не изменили своего состояния. Эта стадия имеет статус Черновик.

  • Стадия 2. Документ зарегистрирован в системе и по нему сформирована хозяйственная операция, при этом состояние ресурса изменилось. Такая стадия имеет статус Проведен.

  • Стадия 3. Документ зарегистрирован в системе, сформирована хозяйственная операция, изменилось состояние ресурсов, операция разнесена по счетам бухгалтерского учета. Эта стадия имеет статус «Котирован».

Статусы Проведен и Котирован присущи любому документу, который имеется в ИС и описывает движение ресурсов со стоимостным выражением. Статус Черновик бывает только у платежных документов системы.

Одна и та же хозяйственная операция может оформляться различными документами, которые разделяются на виды документа.

Вид документа определяет его внешнюю (печатную) форму, набор реквизитов (дополнительных полей) и способ нумерации. При вводе данных о документе сначала указывается код вида документа, а затем вводятся остальные реквизиты. В программе поддерживается справочник видов документов. Пользователь может самостоятельно ввести новые виды документов для имеющихся журналов.

ИС предназначена для ведения различных видов учета: оперативного, управленческого, налогового и бухгалтерского учета.



Оперативный учет.

Под оперативным учетом понимается система регистрации первичных документов для учета хозяйственных операций, при этом данные оперативного учета образуют информационный фундамент, на котором работают все остальные компоненты системы. Такой подход позволяет, с одной стороны, обеспечить независимое ведение управленческого, бухгалтерского и налогового учета, с другой — исключить дублирование ввода данных.

Оперативный учет заключается в регистрации первичных документов по платежам, закупкам, продажам и хранению запасов на складах предприятия.

Оперативный учет в ИС носит нерегламентированный характер и в качестве главной задачи ставит поддержку внутреннего учета предприятия. Поэтому в его основе требования быстроты и удобства обработки данных, обеспечения необходимого уровня аналитической обработки информации, качества обслуживания клиентов предприятия. ИС допускает, что на предприятии ведется только оперативный учет хозяйственной деятельности, а бухгалтерский учет или отсутствует, или ведется другими способами.


Управленческий учет


Управленческий учет формирует итоговые и промежуточные отчеты о продажах, запасах, закупках, дебиторской и кредиторской задолженности, о движении денежных средств. Он реализуется, как правило, в виде информационно-аналитической системы, позволяющей провести анализ выручки, прибыли, ранжирование товаров, клиентов по различным показателям и др.

Налоговый учет


Налоговый учет позволяет вести «Книгу покупок», «Книгу продаж», формировать аналитические регистры налогового учета (гл. 25 НК РФ), налоговую отчетность.

Бухгалтерский учет


Бухгалтерский учет заключается в контировке документов первичного учета, формировании проводок по счетам бухгалтерского учета и получении на этой основе данных внутренней и внешней отчетности.

Бухгалтерский учет строится на документах, которые были сформированы в рамках оперативного учета, однако допускает неполную котировку документов, ввод документов только в рамках бухгалтерского учета и другие возможности. Более того, бухгалтерский учет может вестись и независимо от оперативного.

Для того чтобы документ стал объектом бухгалтерского учета, он должен пройти стадию контировки с образованием проводок по счетам бухгалтерского учета, на основании проводок строится система отчетности. Контировка может производиться как в момент регистрации документа, так и в отложенном режиме. Для ведения бухгалтерского учета предназначена специальная подсистема комплекса (подсистема «Главная книга»).

ИС использует набор объектов, на которых и строится весь каркас учета и управления бизнесом, например предприятие, ресурс, операция, документ и др. Среди них можно выделить: центры учета, центры сделок, центры покупок, статьи затрат, финансовые и учетные периоды, валюты и курсы валют.

Учет ресурсов в рамках программного комплекса организован в разрезе центров учета. В качестве центров учета в программе выступают следующие объекты:


  • партнеры. Это понятие объединяет физические и юридические лица, с которыми данное предприятие вступает или собирается вступить в хозяйственные связи. В основном речь идет о предприятиях-партнерах. В качестве партнеров могут выступать «контрагенты», каждый из которых характеризуется кодом, наименованием и рядом дополнительных свойств;

  • подразделения. Это элемент организационной структуры предприятия. Предприятие делится по организационному признаку на ряд структурных подразделений. Компания состоит из одного или нескольких подразделений. Подразделения имеют разную степень самостоятельности и выполняют различные функции. Каждое подразделение характеризуется названием, уникальным кодом и рядом дополнительных признаков;

  • сотрудники. Это элемент организационно-кадровой структуры предприятия, совокупность которых характеризует специальный ресурс предприятия — его кадровый состав. Каждый сотрудник в ИС характеризуется фамилией и кодом. В качестве кода используется табельный номер сотрудника;

  • места хранения (склады). Это элемент организационной структуры предприятия, определяющей размещение материальных запасов и имущества фирмы. Места хранения в ИС характеризуются названием и уникальным кодом. Заметим, что не всегда место хранения относится именно к организационной структуре данной фирмы. Система предусматривает то, что место хранения может принадлежать и другому предприятию, но используется фирмой в специальных целях (например, таможенные склады, арендованные склады и т. д.);

  • кассы/банки. Это элементы, которые используются для учета денежных средств и в ИС определяются как центры учета денежных средств. Учет наличных денежных средств осуществляется в разрезе кассы, учет безналичных денежных средств — в разрезе счетов в банках.

Набор центров учета в ИС произволен и зависит только от конкретной концепции решения проблемы учета в данной организации.

Фирма в процессе своей хозяйственной деятельности вступает в многочисленные хозяйственные связи с другими предприятиями, с сотрудниками, которые оформляются соглашениями, которые называются сделками. Сделка в ИС — это объект среды учета, который предназначен для описания связи фирмы с другими субъектами рынка товаров и труда. Сама по себе сделка не приводит к изменению материальных ресурсов предприятия. Однако информация, заключенная в сделке, порождает хозяйственные операции, которые и приводят к изменению материальных и иных ресурсов. В ИС рассматриваются сделки разных видов — например, хозяйственные, финансовые, трудовые и т. д., которые организуются в форме центров сделки.



  • центры закупки, представляющие собой совокупность соглашений с внешними контрагентами, заключенными с целью закупок товарно-материальных ценностей, работ, услуг или имущества;

  • центры продаж — совокупность соглашений с внешними контрагентами, заключенными с целью продажи товарно-материальных ценностей, работ, услуг или имущества.

  • центры покупок в ИС характеризуются следующим образом: продукция предприятия (закупаемая и поставляемая) определяется в номенклатурном справочнике этого предприятия и делится на две категории:

    • материальные запасы — совокупность производственных запасов, товаров и продукции предприятия;

    • работы и услуги — нематериальные ценности, закупаемые (предоставляемые) предприятием.

Обе эти категории определяются на уровне группы номенклатуры. В программе выделяется классификатор издержек по экономическим элементам и статьям (видам) затрат. Этот классификатор определяется справочником статей затрат.

Учет и управление ресурсами в ИС осуществляется в хронологическом разрезе. Иначе говоря, любая хозяйственная операция имеет обязательное свойство — дату операции. Остатки ресурса могут быть определены на конкретный момент времени. Непрерывный во времени учетный процесс в системе разделен на некоторую совокупность календарных периодов. Следуя традиции, учет осуществляется по финансовым и учетным периодам.

Продолжительность финансового периода составляет один календарный год и совпадает с ним по датам начала и окончания, однако система хранит данные за произвольное число финансовых периодов одновременно. Допускается одновременное ведение учета в одном или нескольких финансовых периодах.

Все журналы документов обязательно делятся по финансовым периодам. В реестрах документов записи визуализируются только по одному финансовому периоду. Картотеки и справочники, как правило, деления по финансовым периодам не имеют. Исключение составляют картотеки сделок, однако и в них влияние периодов сказывается только на нумерации документов, но не на просмотре данных.

Любой финансовый период делится на учетные периоды. Продолжительность учетного периода составляет один календарный месяц и совпадает с ним по датам начала и окончания. Учетный период характеризуется названием (названием месяца), датами начала и окончания, а также признаком состояния периода. Этим признаком является «статус». Учетный период может быть открыт или закрыт для выполнения учетных операций. Для закрытия учетного периода определен специальный метод.

Весь учет в ИС ведется в одной валюте, называемой валютой учета. Как правило, валюта учета представляет собой национальную валюту. Именно в валюте учета ведется весь бухгалтерский учет операций. Кроме валюты учета программа позволяет определить любой набор валют. Эти валюты могут использоваться для оформления сделок купли и продажи, ведения прейскуранта и взаиморасчетов с партнерами по валютным сделкам.


2.3.2. Функциональное содержание основных модулей ИС


Документы в системе могут иметь различные формы, что определяется понятием «Вид документа». Последний характеризуется набором реквизитов (полей) и способом нумерации печатных документов.

Модуль «Закупки»


Модуль «Закупки» выполняет следующие операции: оформление договоров и счетов на закупку товарно-материальных ценностей и приобретение услуг в любой валюте, оформление договоров консигнации, контроль исполнения договорных обязательств по этапам договоров, оформление товарных и платежных документов в любой валюте на основании договоров и счетов, оформление отчетов по сделкам закупки.

В системе поддерживаются сделки купли-продажи, которые оформляются с помощью счетов на оплату, договоров купли-продажи или складскими и денежными документами, а также операции по приему товаров на консигнацию, которые оформляются через договоры консигнации. На каждый заключаемый договор или выставленный счет в системе заводится специальная карточка1 (рис. 2.9). Договоры целесообразно использовать в более сложных случаях, когда оговариваются условия поставок и оплат и их сроки. В карточке договора можно вести календарный план и контролировать исполнение этапов договора.





Рисунок 2.9. Окно оформления договора купли-продажи
На основании зарегистрированного в ИС договора или счета формируются платежные документы, накладные, акты выполненных работ, акты приема-сдачи основных средств, а также проводятся взаимозачеты. При этом в карточке сделки автоматически отражается либо полный перечень документов, регистрирующих все операции, выполненные на основании счета (договора), либо только документы, ссылающиеся на партнера, указанного в счете (договоре). Выбор определяется в процессе настройки ИС пользователем. Кроме того, к договору (счету) подшиваются и счета-фактуры.

Сделки по приему товаров на консигнацию или ответственное хранение оформляются договорами консигнации закупок. Товары, принятые по договору консигнации, остаются собственностью поставщика и учитываются на складе отдельно от собственных товаров. В рамках договора консигнации обеспечивается получение информации о количестве принятого по договору консигнации товара и его реализации. Таким образом, договор консигнации позволяет вести расчеты с поставщиками не за принятый, а за реализованный товар.

В модуле «Закупки» предусмотрено получение следующих отчетов: реестров документов закупки (журнал регистрации сделок закупки, картотека партнеров-поставщиков), ведомостей учета закупок (по партнерам, по номенклатуре, по сделкам, по артикулам), ведомостей контроля исполнения договоров (ведомость расчетов с поставщиками, ведомость поставок по сделкам закупки), ведомостей учета консигнации (расчеты по договорам консигнации, ведомость товаров на консигнацию).

Модуль «Продажи»


Модуль «Продажи» осуществляет следующие операции: оформление договоров и счетов на продажу в любых валютах, контроль исполнения многоэтапных договоров, оформление актов выполненных работ, возможность учета ожидаемого поступления товаров и резервирования заказанных товаров, ведение договоров о передаче товаров на консигнацию, учет движения консигнационных товаров, контроль взаиморасчетов с консигнантами, ведение произвольного количества прейскурантов, настройка правил расчета отпускных цен, формирование отчетов по продажам.

Выполнение операций в модуле «Продажи» аналогично работе в модуле «Закупки». Разница состоит лишь в том, что продажи могут осуществляться либо с использованием прейскуранта предприятия, в котором указываются отпускные цены, либо с применением номенклатурного справочника (картотеки), либо с вводом цены непосредственно при оформлении документа.

Система автоматически создает один основной прейскурант и позволяет вести произвольное количество дополнительных прейскурантов. В основной прейскурант попадают все артикулы, если в карточке группы установлен признак «Включить прейскурант».

При настройке прейскуранта ИС позволяет указать метод расчета отпускных цен: Стандартный — для расчета используется «базовая цена», к которой добавляются надбавки, По формуле — алгоритм расчета настраивается пользователем с помощью стандартного мастера настройки формул.

При оформлении договора продажи его можно разделить на этапы. В этом случае все хозяйственные операции по договору формируются в привязке к соответствующему этапу. Указав в каждом этапе плановые сроки и суммы, можно контролировать исполнение договора по каждому этапу, используя текущую компьютерную дату.

По каждому договору консигнации ведется картотека соответствующих товаров по артикулам и документам на передачу этих товаров. Сведения о реализации товаров, полученные от консигнаторов, регистрируются в системе в виде специальных отчетов реализации.

При формировании расходной накладной на основании счета или договора система контролирует наличие на складе необходимого количества ТМЦ с учетом заказанных ранее количеств. В режиме «Номенклатура продаж» по каждому артикулу, включенному в прейскурант, при соответствующей настройке в карточке предприятия доступна следующая информация: текущий остаток (формируется на основании накладных прихода/ расхода), ожидается (формируется по счетам и договорам на закупку), заказано (формируется по счетам и договорам на продажу), свободно (рассчитывается по формуле: текущий остаток + ожидается — заказано).

С помощью специального журнала «Акты выполненных работ» предусмотрено формирование актов на выполнение работы и услуги. Они формируются аналогично накладной, но в качестве спецификаций включаются только артикулы из групп с категорией «работы и услуги».

В модуле «Продажи» представлены следующие готовые формы отчетов: ведомости контроля исполнения договоров (этапов договоров продажи, ведомость расчетов отгрузки по сделкам продажи, ведомость расчетов с покупателями), реестры документов по продажам (картотека партнеров-покупателей, журнал сделок по продажам), прейскуранты и ценники (прейскурант в двух ЕЙ, прейскурант в основных ЕЙ, прейскурант в ЕЙ прейскуранта, ценники формата 4x6 см, ценники формата 10x7 см), ведомости учета продаж (по номенклатуре, партнерам), ведомости учета консигнации (картотека товаров на консигнации, движение товаров на консигнации, расчеты по сделкам консигнации), ведомость заказанных товаров.

Модуль «Запасы»


Модуль «Запасы» осуществляет следующие операции: оперативный и бухгалтерский учет товарных запасов, учет ожидаемого поступления и заказанного количества товара, ведение партионного и сортового учета, контроль сортов годности, поддержка произвольного количества мест хранения, оформление документов товародвижения в любой валюте, учет товаров на складе в разрезе собственников, отчеты по движению товаров.

Система обеспечивает ведение учета текущих остатков запасов по местам хранения и их движения, а также поддерживает произвольное количество мест хранения. Учет запасов ведется в стоимостном и натуральном выражении. Для расчета стоимости реализованных товаров можно использовать методы ФИФО (по ценам первых покупок), ЛИФО (по ценам последних закупок).

Система поддерживает как партионный, так и сортовой учет товаров на складах. Способ хранения устанавливается при заполнении карточки группы номенклатурного справочника и распространяется на все артикулы, которые будут относиться к данной группе. Если используется сортовой способ, то для каждого артикула, собственника и места хранения образуется карточка складского учета. При этом все поставки данного артикула на склад (все партии) отображаются на этой карточке. Если используется партионный способ хранения запасов, то для каждой партии образуется своя карточка складского учета. Находясь в режиме Картотека партий, можно просмотреть все движения партии от момента ее поступления на предприятие и до полной реализации (рис. 2.10).



Рисунок 2.10. Карточка партии
Каждая партия имеет свои ценовые и количественные характеристики. При сортовом учете сумма остатков по партиям образует остаток конкретного артикула, а цена остатка представляет собой средневзвешенную цену по партиям.

При партионном учете система предоставляет возможность учета по срокам годности. Срок годности вносится в карточку партии при формировании приходной накладной.

Учет движения запасов производится на основе первичных документов (накладных), которые формируются при поступлении и выбытии запасов или при их перемещении между местами хранения. Эти документы регистрируются в журнале движения запасов. Учет товара на складе ведется не только по артикулам, но и также в разрезе собственников. При движении товара отслеживается его история, что позволяет определить, чей товар и куда он реализован.

Накладные дают возможность формировать бухгалтерские проводки и счет-фактуру. Налоги в счет-фактуру попадают из накладной. По счет-фактуре можно сформировать запись в книге покупок или книге продаж.

Модуль «Запасы» позволяет получить следующие внутрисистемные отчеты: реестры документов склада (журнал документов склада, картотека складского учета), ведомости учета движения (оборотная ведомость, ведомость движения запасов по документам, ведомость поступления запасов, ведомость выбытия запасов), ведомости учета остатков (ведомость текущих остатков, ведомость остатков на дату, ведомость остатков в ценах прейскуранта).

Модуль «Финансы» («Платежи»)

Модуль «Финансы» («Платежи») осуществляет следующие операции: формирование кассовых и банковских документов, оперативный учет движения денежных средств в кассах и на банковских счетах предприятия, ведение валютных операций, структурный анализ финансовых потоков, котировка первичных документов, подготовка отчетов по кассовым и банковским операциям в любой валюте.

Учет данных ведется на базе справочника касс и счетов в банках, который включает в себя карточки всех центров учета. Карточка каждого центра учета (кассы или счета в банке) содержит оперативную информацию о текущем остатке в нем денежных средств (рис. 2.11). Справочник формируется до начала ведения финансовых операций.

Формирование финансовых документов происходит либо непосредственно в журнале учета денежных средств, либо в модулях логистики («Продажи», «Закупки») и модуле «Расчеты».



Рисунок 2.11. Карточка валютного центра учета денежных средств
Управленческий отчет по структуре движения денежных средств осуществляется с помощью разноски по шифрам платежей для каждого вида поступлений или выплаты. Шифры платежей находятся в справочнике, который заполняется пользователем с учетом характерных для каждого предприятия видов поступлений и выплат денежных средств. Заполнение справочника осуществляется либо перед началом работы, либо в процессе оформления конкретных документов.

Контировка (проводка) финансовых документов осуществляется либо в момент оформления этих документов, либо в отложенном режиме. Ее также можно осуществить в модулях «Платежи» или «Бухучет».

В подсистеме «Платежи» настроены следующие отчеты: специальные кассовые отчеты (кассовая книга, журнал кассовых документов, ведомость операций), журнал платежных документов, оборотная ведомость денежных средств, книга учета денежных средств.

Модуль «Расчеты»


Модуль «Расчеты» получает сведения о взаиморасчетах с партнерами, выполняет анализ обязательств по счетам и договорам на закупку и продажу.

В модуле «Расчеты» реализуются следующие возможности: ведение картотеки расчетов с партнерами, контроль дебиторской и кредиторской задолженности в разрезе сделок и по партнеру в целом, начисление и списание задолженности, проведение взаиморасчетов, отражение расчетов с контрагентами в бухучете, расчеты с подотчетными лицами, подготовка отчетов.

Информация по расчетам с партнерами по бизнесу аккумулируется в картотеке расчетов, состоящей из карточек расчетов с партнерами (рис. 2.12). Карточка расчетов с партнером (карточка сделки) создается автоматически при вводе данных по какому-либо первичному документу, порождающему обязательство. В карточке показано текущее состояние расчетов и обязательств, включая список документов, на основании которых возникли и погашались эти обязательства.

Рисунок 2.12. Карточка расчетов с партнерами


ИС позволяет вести учет кредиторских и дебиторских обязательств в рамках каждой сделки и по партнеру в целом, если с одним партнером заключено несколько соглашений одновременно. Для анализа дебиторской и кредиторской задолженности в различных разрезах заложена возможность фильтрации данных и получения суммарных результатов.

Используя информацию карточки расчетов, можно сформировать платежные документы, накладные, акты или провести взаимозачеты непосредственно из модуля «Расчеты».

В режиме Журнал расчетов с партнерами производится оформление и хранение документов, позволяющих списать или начислить задолженность по сделке или партнеру, а также оформить взаимозачеты.

Модуль реализует режим ведения расчетов с подотчетными лицами. Для этого используется опция Авансовые отчеты. Зарегистрированные в системе авансовые отчеты в дальнейшем могут служить документами — основаниями при оформлении других документов системы (кассовых документов, справок по подотчету).

При работе с модулем «Расчеты» можно подготовить следующие отчеты: журнал расчетов с партнерами, аналитические ведомости — расчеты с контрагентами (в валюте учета, в валюте расчетов), расчеты по подотчетам (опись авансовых отчетов), расчеты по оплате труда (реестр платежных ведомостей — при наличии депонированных сумм), ведомости обязательств (по группам партнеров, по группам валют, по курсовой разнице).

Модуль «Налоги»


Модуль «Налоги» выполняет следующие операции: оформление счетов-фактур на покупку, продажу, по авансовым платежам, ведение книги покупок и книги продаж, формирование внешней отчетности предприятий, ведение справочника налогов, ведение взаиморасчетов с бюджетом по каждому налогу.

Первые три операции модуля обычно выполняются в модулях «Запасы», «Закупки», «Продажи» и «Платежи» и дублируются в модуле «Налоги» с целью удобства применения ИС. В справочник налогов заносятся данные о всех налогах, по которым производятся расчеты с бюджетом. На каждый налог в справочнике формируется отдельная карточка, в которой указываются ставки налога и отражается информация о расчетах по налогам с бюджетом, т. е. справочник одновременно выполняет функции картотеки расчетов по налогам с бюджетом. По каждому налогу в карточке хранится информация о начислении и перечислении в бюджет сумм налога. Начисление сумм налогов производится путем формирования справок о начислении налогов. Справки, связанные с начислением налогов на заработную плату сотрудников, формируются автоматически в карточке налога.

В карточке налога также автоматически формируются платежные поручения на перечисление денежных средств в бюджет (рис. 2.13). Такие поручения могут формироваться и из модуля «Платежи», при этом все данные о суммах уплаченных налогов автоматически отображаются и в карточках налогов.



Рисунок 2.13. Фрагмент карточки подоходного налога
На основании данных о суммах уплаченных налогов и платежных документов по перечислению денежных средств в бюджет рассчитывается сальдо по состоянию расчетов с бюджетом по каждому налогу.

Модуль «Бухучет»


Модуль «Бухучет» поддерживает выполнение следующих функций: ведение плана счетов с поддержкой четырех уровней аналитического учета, ведение валютных счетов, реорганизация счетов, контировка первичных документов, оформление документов специального вида — бухгалтерских справок в любой валюте, использование механизма типовых проводок при контировке документов, создание типовых проводок, ведение справочника статей затрат, ведение книги учета хозяйственных операций, формирование внутренней бухгалтерской отчетности.

Начальная настройка модуля бухгалтерского учета выполняется при формировании карточки предприятия. Здесь на шаге Настройка учета задается валюта учета и устанавливается признак ведения бухгалтерского учета. Если такой признак не установлен, то все режимы, связанные с ведением бухгалтерского учета, отключаются (отсутствует модуль «Бухучет», в электронных формах документов нет закладки «Проводки»). В этом случае система ведет только оперативный учет операций.

Рабочий план счетов содержит общий список синтетических счетов с субсчетами, которые могут использовать предприятия. Для каждого счета введено его описание и основные характеристики (рис. 2.14).



Рисунок 2.14. План счетов
Рабочий план счетов в разделе «Бухучет» формируется на основании типового плана счетов. Длина номера счета не должна превышать 10 знаков, включая длину субсчета. Счет может иметь субсчета трех уровней.

Характеристики и обозначения счета показаны в 3—9-м столбцах рабочего плана счетов рис. 2.14.



Тип счета — поддерживается работа как с балансовыми, так и с забалансовыми счетами. Последние отмечены значком с верхней правой стрелкой в 6-м столбце рабочего плана счетов.

Вид счета:

  • накопительный — это синтетический счет, на котором открыты субсчета. Все накопительные счета имеют статус «Закрыт» и отмечаются значком в виде замка. По таким счетам проводки не формируются, а проводятся по его субсчетам;

  • аналитический — счет, на котором открыта аналитика. В рабочем плане счетов он помечен значком «листок в руке» в 4-м столбце;

  • валютный — счет, по которому предусмотрено формирование проводок в валюте. Он помечается «птицей» в 5-м столбце.

Отношение к балансу — признак, имеющий 3 значения: активный (А), пассивный (П), активно-пассивный (А/П) и помещенный в 7-м столбце плана счетов.

Тип сальдо — развернутое, свернутое и нулевое — указан в восьмом столбце рабочего плана счетов.

В последнем столбце реестра представлена информация о «привязке» счетов к журналам-ордерам.

Книга учета операций ведется на основании поступающих в систему документов первичного учета. Их проводка в оперативном учете формирует запись в книге хозяйственных операций. Даже в тех случаях, когда хозяйственная операция носит технический характер (закрытие счетов, перераспределение остатков и т. п.), в системе предусмотрено использование документов специального вида — бухгалтерских справок. Хозяйственная операция в свою очередь генерирует набор проводок по счетам бухгалтерского учета.

В модуле предусмотрена возможность контировки документов независимо от подсистем, где эти документы были созданы.

Для упрощения процедуры подготовки проводок предусмотрен механизм типовых проводок. Проводки записываются в книгу учета хозяйственных операций и служат основой для автоматического формирования внутренней и внешней отчетности.

Для просмотра сводного реестра всех созданных в системе проводок предусмотрен режим «Журнал проводок», который позволяет обратиться непосредственно к документу, отредактировать или внести изменения в проводки, осуществить фильтрацию записей как по конкретным журналам (журнал учета платежей, журнал движения запасов, бухгалтерские справки и т. п.), так и по учетным периодам (месяцам финансового года).

Модуль «Бухучет» позволяет получить следующие внутрисистемные отчеты: книгу хозяйственных операций, журнал проводок, оборотные ведомости (движение запасов, ведомость операций по счету, оборотная ведомость по счету), оборотно-сальдовый баланс (по синтетическим счетам, по счетам и субсчетам, по субсчетам с итогами), сверочные ведомости (по журналу учета платежей, по журналу движения запасов), аналитические ведомости (расчетная ведомость по з/плате, ведомость операций по аналитике, аналитическая справка по счету), журналы-ордера (по документам, по датам, по аналитикам), главную книгу, ведомость остатков по счетам учета, рабочий план счетов.

Модуль «Персонал»


Модуль «Персонал» предназначен для ведения учета организационной структуры предприятия и его кадрового состава.

Организационная структура описывается с помощью справочника «Структура предприятия». Она дополняется справочником структурных подразделений и справочником причин увольнения. Данные о кадровом составе формируются в процессе записи в картотеку сотрудников их личных карточек (рис. 2.15).



Рисунок 2.15. Личная карточка сотрудника


Каждая карточка сотрудника содержит его табельный номер (код), фамилию, имя, отчество, а также дополнительную информацию о сотруднике.

Модуль «Персонал» позволяет вести учет организационной структуры предприятия, досье персонала, регистрировать данные о продвижении по службе, хранить фотоальбом работников, телефонные и адресные книги сотрудников, выводить на печать индивидуальные карточки по форме Т-2, приказы о приеме на работу, на отпуск, командировки и т. п.

Данные о всех сотрудниках, занесенных в картотеку, автоматически передаются в модуль «Зарплата», где формируются лицевые счета сотрудников.

Модуль «Зарплата»


Модуль «Зарплата» ведет лицевые счета сотрудников фирмы, используя данные, определенные в модуле «Кадры», и генерирует платежные ведомости. По платежной ведомости формируются расходные документы, которые регистрируются в модуле «Платежи». По расчетной ведомости пользователь создает проводки, которые попадают в книгу хозяйственных операций модуля «Бухучет».

Расчетная ведомость позволяет рассчитывать справки о начислении налогов, увеличивающие сальдо расчетов по каждому конкретному налогу модуля «Налоги».

Модуль «Зарплата» позволяет: вести лицевые счета сотрудников, рассчитывать суммы начислений и удержаний в расчетных листах сотрудников (рис. 2.16), рассчитывать суммы подоходного и единого

социального налога, формировать платежные ведомости на выплату заработной платы и расходных документов на выдачу зарплаты по платежным ведомостям, формировать расчетные ведомости, рассчитывать суммы налогов и начислений взносов во внебюджетные фонды, учитывать льготы инвалидов при расчете единого социального налога и др.



Рисунок 2.18. Расчетный листок сотрудника


Расчетные ведомости по периодам времени формируются автоматически до конца года. Первая незакрытая расчетная ведомость определяет активный период модуля. Для перехода на следующий период (месяц) необходимо изменить статус ведомости на «Закрыта».

Система имеет режим, позволяющий выполнять экспорт данных из модуля «Зарплата» в программу Налогоплательщик. Для этого следует использовать системное меню Офис — Утилиты — Экспорт в программу Налогоплательщик (через кнопку Пуск на рабочем столе).

Используя модуль «Зарплата», можно подготовить следующие отчеты по оплате труда и доходам сотрудников: расчетные ведомости, свод по видам оплат, подоходный налог, ведомость расчета подоходного налога, налоговая карточка, социальный налог (ведомость, свод по социальному налогу), список сотрудников по видам оплат, расчетные листки сотрудников, табель рабочего времени.

Модуль «Имущество»

Модуль «Имущество». ИС обеспечивает ведение учета движения и текущих остатков по материально-ответственным лицам (МОЛ), подразделениям, по счетам учета, счетам списания затрат и счетам начисления амортизации.

Модуль «Имущество» обеспечивает выполнение следующих функций: учет наличия основных средств и нематериальных активов предприятия, учет движения имущества предприятия (поступление основных средств, их списание и внутреннее перемещение между МОЛ), ежемесячный расчет суммы амортизации основных средств и нематериальных активов, формирование документов по изменению стоимости ОС, ведение картотеки основных средств предприятия.

Для организации учета имущества используется единый номенклатурный справочник, настраиваемый в модуле «Справочники». В качестве групп номенклатуры для основных средств рекомендуется использовать стандартные группы учета ОС, а в качестве артикулов номенклатурного справочника вводить используемые на предприятии основные средства.

Основные средства и нематериальные активы записываются в «Журнале движения имущества» при оформлении ОС. В процессе записи автоматически создается карточка учета имущества, совокупность которых образует картотеку учета имущества.

Карточка содержит остаточную стоимость, накопленный износ, коэффициент износа, оставшийся срок полезного использования.

Расчет сумм амортизационных отчислений осуществляется на основании ведомостей начисления амортизации, автоматически формируемых системой на каждый месяц года.

По документам движения имущества и ведомостям начисления амортизации можно генерировать проводки, которые автоматически отражаются в модуле «Бухучет».

Модуль «Имущество» позволяет получить следующие виды отчетов: ведомость наличия имущества, журнал актов П/П (платежные поступления), ведомость движения имущества, оборотная ведомость, ведомость амортизации, справка о пробеге автотранспорта, инвентаризационная опись ОС.


Модуль «Бюджеты»


Модуль «Бюджеты». Назначение модуля — формирование бюджетов компании и контроль соответствия плановых и фактических показателей. Шаблон бюджета «Кассовый бюджет на финансовый год» предполагает разбивку бюджета по месяцам и по кварталам (рис. 2.17).



Рисунок 2.17. Кассовый бюджет на финансовый год
Плановые данные вводятся в бюджет пользователем за каждый месяц и по каждой статье поступлений и выплат. Затем они импортируются в итоговую таблицу «Кассовый бюджет». Для этого следует открыть лист Общее и выполнить соответствующую операцию.

Для построения таблицы используется среда MS Excel 97/2000. Для анализа таблицы следует подготовить соответствующий макрос на языке VBA.


Модуль «Справочники»


Модуль «Справочники» предназначен для формирования и ведения общесистемных справочников:

  • «Валюта» — включает в себя справочник видов валют, используемых в программе, и справочник курсов валют;

  • «Партнеры» — включает в себя справочник групп партнеров и картотеку партнеров;

  • «Номенклатура» предприятия — включает в себя справочник групп номенклатуры и справочник артикулов (рис. 2.18).

Рисунок 2.18. Справочник артикулов

Заполнение справочника партнеров осуществляется по мере оформления соответствующих документов, а его редакция — только через реестр «Картотека партнеров».

Справочник «Номенклатура предприятия» состоит из отдельных объектов, называемых артикулами. Однородные артикулы можно объединить в группы.

В реестре «Справочник артикулов» (рис. 2.18) отражаются оперативные данные об остатке материальных запасов и их цене по основному прейскуранту.

Новые позиции номенклатурного справочника создаются путем заполнения карточки артикула (рис. 2.19). В карточку заносятся: наименование, код, артикул. Если группа, к которой относится данный артикул, включена пользователем в прейскурант, то заполняются поля «Торговая надбавка» и «Цена». На листе Налоги следует ввести налоговые ставки, действующие для данной номенклатуры. Лист измерения предназначен для ввода дополнительных единиц измерения, число которых не ограничено. Лист Доп. поля позволяет вводить дополнительную информацию о номенклатуре, для этого следует отредактировать карточку справочника в подсистеме Настройка.



Рисунок 2.19. Карточка артикула



2.3.3. Документооборот и управленческие системы


В процессе оперативного учета хозяйственной деятельности предприятия создаются документы, взаимосвязь которых поддерживается ИС. Процессы формирования одних документов на основе других по операциям закупок/продаж можно представить в виде схемы, изображенной на рис. 2.20.

Рисунок 2.20. Документооборот контура оперативного учета


Сделки по закупкам и продажам оформляются с использованием счета или договора, на основании которого формируются все необходимые документы: накладная, платежный документ, акт или справка о зачете. Например, после выполнения операции по отгрузке (по договору или счету) формируется соответствующая накладная (документ), договор или счет автоматически регистрируется в «Картотеке расчетов с партнерами». Остальные документы формируются либо непосредственно в договоре (счете), либо в карточке расчетов с партнерами и также автоматически регистрируются в соответствующих журналах.

Система позволяет регистрировать сделки и без оформления договора или счета. Такая ситуация рассматривается как выполнение сделки «по устной договоренности». В этом случае в одном из журналов формируется соответствующий документ, который автоматически попадает в «Картотеку расчетов с партнерами» модуля «Расчеты» с пометкой «без договора». Затем все документы по этой сделке могут формироваться в карточке расчетов с партнерами. Сформированные документы автоматически регистрируются в соответствующих журналах.

Из режима накладной может быть сформирована счет-фактура. Запись по счет-фактуре на продажу проводится в книгу продаж при регистрации в счете-фактуре документа на отгрузку в зависимости от выбранной учетной политики: «по отгрузке» или «по оплате». Запись по счет-фактуре на покупку проводится в книгу покупок по инициативе пользователя после регистрации в счет-фактуре документа, породившего данную счет-фактуру (например, накладной).

При получении денежных средств авансом в счет предстоящей отгрузки товарно-материальных ценностей авансовая счет-фактура формируется непосредственно из платежного документа. В этом случае при регистрации в счет-фактуре данного платежного поручения автоматически проводится запись в книгу продаж. В дальнейшем при осуществлении отгрузки в счет получения этой предоплаты сторнирующая запись формируется непосредственно в режиме Книга продаж модуля «Налоги».

Для принятия управленческих решений необходима информация о наличии ресурсов предприятия. Стандартный бухгалтерский учет не может дать такой информации, поскольку он построен по системе ежемесячного формирования отчетных данных, которые быстро устаревают, а ведение отдельного управленческого учета неэффективно. Для организации управленческого учета используют первичные бухгалтерские документы (данные оперативного учета). В рамках оперативного учета в ИС регистрируются первичные документы предприятия по платежам, закупкам, продажам, а бухгалтерский учет сводится к контировке документов первичного (оперативного) учета и формированию полного набора бухгалтерской и налоговой отчетности.

В ИС представлен следующий набор управленческих отчетов о:



  • продажах (ведомости учета продаж по номенклатуре или по партнерам, картотека сделок продажи, исполнение этапов договоров продажи, ведомости учета консигнации, ведомость расчетов с покупателями, ведомость отгрузки по сделкам продажи, ведомость заказанных товаров, прейскуранты и ценники);

  • запасах (ведомости учета остатков, ведомость поступления и ведомость выбытия запасов, оборотная ведомость, ведомость движения запасов, картотека складского учета, журнал документов склада);

  • закупках (ведомости учета закупок, реестры документов закупок, контроль исполнения договоров, ведомости учета консигнации);

  • дебиторской и кредиторской задолженности (ведомости расчетов с контрагентами, ведомости обязательств, журнал расчетов с партнерами, опись авансовых отчетов);

  • движении денежных средств (оборотная ведомость денежных средств, журнал платежных документов, ведомость операций, специальные кассовые отчеты).



1 В этом разделе в качестве примеров будут использованы экранные формы ИС «БЭСТ-ОФИС» компании «Интеллект-сервис» (www.best.net.ru).