Лекция 2 ( Хранение документов) - pismo.netnado.ru o_O
Главная
Поиск по ключевым словам:
страница 1
Похожие работы
Название работы Кол-во страниц Размер
1 Основные требования к оформлению управленческих документов 1 53.25kb.
Возникновение и история развития делопроизводства в России. 1 63.29kb.
Ответственность несовершеннолетних за хранение и употребление наркотических... 1 42.13kb.
Подготовка сырья 1 154.07kb.
Лекарственные растения и сырье, содержащие углеводы. Полисахариды 1 226.84kb.
Животные принимаются к перевозке при наличии ветеринарных сопроводительных... 1 124.87kb.
Зигмунд Фрейд. Введение в психоанализ 11 3327.1kb.
28. управление агропромышленным комплексом 1 77.33kb.
Исследование по программе маркетинг-микс. Пакет учредительных документов... 1 19.42kb.
Школа Пифагора 1 34.84kb.
Положения нормативных документов, регулирующих отдельные вопросы... 7 2317.11kb.
1. Знание возможности экспертиз, в которых применяются новые научные... 1 331.95kb.
Урок литературы «Война глазами детей» 1 78.68kb.
Лекция 2 ( Хранение документов) - страница №1/1

Лекция 2 ( Хранение документов)
Когда документы готовятся к сдаче в архив?

Подготовка исполненных документов к хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Отбор документов на хранение в архиве или на уничтожение проводится ежегодно по окончании делопроизводственного года.



2. Кто определяет сроки хранения  и на основании каких нормативных актов?

Первый этап подготовки документов к сдаче в архив заключается в определении сроков их хранения, который производится в процессе экспертизы научной и практической ценности документов.

Экспертиза научной и практической ценности документов проводится специальной экспертной комиссией учреждения, назначенной руководителем.  Цель комиссии - отобрать документы на хранение и установить сроки их хранения, а также отобрать на уничтожение   документы, не представляющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение.  В состав комиссии включаются наиболее квалифицированные сотрудники структурных подразделений, делопроизводственных служб и архивов.

Главными руководящими документами для   экспертных комиссий, которыми они руководствуются при назначения сроков хранения документам, являются перечни документов с указанием сроков хранения. Перечни документов - это систематизированные  списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов. Перечни документов могут быть
- типовыми - их назнечение унификация сроков хранения однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех учреждений,   независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности. Например, сроки хранения  приказов руководства,  планов и отчетов,  документов по личному составу,  бухгалтерской документации и т.д. Все эти и другие так называемые типовые документы выполняют одинаковые для всех учреждений функции, а поэтому должны иметь и одинаковые сроки хранения.
- ведомственными - по отдельным отраслям деятельности. Он предусматривает максимально полный охват видов документов по направлению деятельности  предприятий  отрасли.

С 2000 г. действует новый типовой перечень, который называется "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения ".



3. Какие сроки хранения могут назначаться документам?

Комиссия может назначить документам следующие сроки хранения:

- кратковременные сроки хранения - менее 10 лет (например 1год, 3 года или 5 лет);
- долговременные сроки хранения - более 10 лет, включая постоянное хранение (например 10 лет, 30 лет, 75 лет и т. д.);
- некоторые докумнты не хранят - они подлежат уничтожению

Вот примеры сроков хранения, назначаемых некоторым документам, в соответствии с перечнем типовых управленческих документов:

- 75 лет хранятся журналы регистрации несчастных случаев на производстве;
- для личных дел сотрудников сроки хранения назначаются так 75 л - возраст сотрудника;
- постоянно хранятся, например, документы связанные с финансированием (планы финансирования, сметы финансирования, финансовые отчеты)
- гарантийные письма - 3 года
- акты проверок финансово-хозяйственной деятельности - 5 лет
- акты проверок кассы - 3 года  и т.д.

4. Как исчисляются сроки хранения документов (с какого числа?)

Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.  Например, если документ проходил в  мае 2001 года, то срок его хранения будет исчисляться с 1 января 2002 года. 



5. Как поступают с документами, не подлежащими хранению?

На отобранные комиссией и уничтоженные документы составляется АКТ, в котором перечисляются названия, индексы и заголовки к тексту уничтоженных документов. Использование документов, отобранных к уничтожению, для хозяйственных нужд запрещается. Запрещается также сжигать их. Документы измельчают в специальных машинах и затем сырье сдают в макулатуру.