История разработки и состав усд, используемых в аппарате управления - pismo.netnado.ru o_O
Главная
Поиск по ключевым словам:
страница 1
Похожие работы
Название работы Кол-во страниц Размер
1. Понятие вентильного режима для шаговых электроприводов. Типы используемых... 1 192.85kb.
Технология управления персоналом предприятия 1 47.93kb.
Вопросы к экзамену по курсу «Управление персоналом» 1 25.78kb.
№1. Предмет, задача, содержание курса. История развити 11 1163.45kb.
Сущность, состав и содержание линейного и функционального метода... 1 74.95kb.
Вопросы к экзамену по курсу «Управление персоналом» 1 69.16kb.
2 При организации питания школа решает задачи: предоставления гарантированного... 1 137.47kb.
Доклады: Цели, функции, методы теории управления. 40 мин. Павлова... 1 41.43kb.
Классификация и характеристика асу. Основные этапы проектирования асу 1 26.78kb.
История. 9 класс. II полугодие 1 25.64kb.
14. Оценка возможности и целесообразности разработки системы автоматизации... 1 85.07kb.
Бензины предназначены для применения в поршневых двигателях внутреннего... 18 2518.78kb.
Урок литературы «Война глазами детей» 1 78.68kb.
История разработки и состав усд, используемых в аппарате управления - страница №1/1

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

«АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»


ФАКУЛЬТЕТ ПОЛИТИЧЕСКИХ НАУК

КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ

История разработки и состав УСД, используемых в аппарате управления

Структура информационной записи на машинном носителе, содержащей информацию унифицированного документа

(реферат)

Выполнила студентка 4 курса

Группа 1473з

Катаева Марина Ивановна

_________________________

Научный руководитель

к.э.н., профессор АНБОП,

чл.-корр АСППиПП

Жданов Евгений Петрович

__________________________

Работа защищена

________________2011 г.

Оценка_______________

Барнаул- 2011

Содержание

Введение 3

Глава 1. История разработки и состав УСД, используемых в аппарате управления. 5

Глава 2. Структура информационной записи на машинном носителе, содержащей информацию унифицированного документа. 21

Заключение 30

Список использованных источников и литературы 32



Введение

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и сред­ством реализации возложенных на аппарат управления функций.

Развитие систем автоматизированной обработки экономической информации, предусматривающих обмен информацией, потребовало унификации и стандартизации всей документации, предназначенной для отражения экономической информации. Унификация документации была проведена в государственном масштабе в 1970-х годах. Так, постановлением Госкомитета стандартов «Унифицированные системы документации, используемые в АСУ» определены требования к унифицированной системе документации (УСД). Она включает комплекс взаимосвязанных документов, отвечающих единым правилам и требованиям построения.

Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации.



Система документации — это совокупность документов, взаи­мосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению1.

Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, отно­сящихся к различным системам документации. Соотношение до­кументов из различных систем в делопроизводстве разных учреж­дений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин. Но, не­зависимо от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнитель­скую деятельность. Их совокупность составляет систему организа­ционно-распорядительной документации. Система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.

Помимо общих для всех учреждений и предприятий функ­циональных систем документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при документировании соответ­ствующих видов деятельности и отражают их специфику. Это, например, системы документации по здравоохранению, образо­ванию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др. Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С од­ной стороны, она представляет для других систем правовую ос­нову, а с другой — в ней находят отражение вопросы руково­дства, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д.

Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определен­ной сфере деятельности.2

1 .История разработки и состав УСД, используемых в аппарате управления.

Исторя УСД подразделяется на четыре этапа:



1 этап. Период 20-30-х гг. ХХ века. В истории развития в нашей стране аппарата управления можно охарактеризовать как период активного совершенствования самых различных аспектов его деятельности, и в том числе, делопроизводства.

Оргстрой разрабатывал проекты унификации текста документов самых различных направлений управленческого труда. Среди этих разработок выработка единой системы классификации нормативных документов, совершенствование систем внедрения стандартов и нормалей, систем оплаты труда в различных подотраслях, организация работ по государственному страхованию, унификация работы нотариальных органов и народных судов по стране; совершенствование призывной системы для местных органов военного управления; разработка и внедрение новых форм учета и т.д.

Для унификации делопроизводства Оргстроем разрабатывались как комплексные проекты унификации, так и проекты унификации отдельных видов делопроизводства, в том числе протокольного, по личному составу, по жалобам и заявлениям. Оргстрой предлагал заказчикам и новые виды делопроизводственных работ, находившихся в стадии апробации. Так, например, в 1928-1929 гг. пытались внедрить безрегистрационную систему делопроизводства, основанную на четкой классификации поступающих, подготавливаемых и отправляемых документов, их распределения по исполнителям и повышении ответственности этих работников. Одно из методических пособий Оргстрой так и называлось: "Долой регистратуру или единые принципы быстрого движения, исполнения документов и текущей архивизации без регистрации". Успеха эта система не имела уже потому, что основой социалистического хозяйствования являлся учет, а эта система его обходила.

Разрабатывались также проекты по унификации работы машбюро, архивов учреждений и архивов чертежно-графической документации, по внедрению карточной системы регистрации и классификаторов документации и т.д. 3



2 этап. Второй период стандартизации и унификации документов относится к концу 1960-х - началу 1970-х гг. Это было время создания Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), активное участие в разработке которой принимало Главное Архивное управление.

Основная идея ЕГСД - это всесторонняя комплексная унификация, установление рационального единообразия форм и методов работы с документами на всех уровнях управления и на всех стадиях жизненного цикла самих документов - их подготовка, оформление, хранение. Именно методами унификации решались в тот период задачи сокращения форм и видов документов, используемых для документирования типовых управленческих ситуаций. Результат этой работы вошел в «Основные положения ЕГСД» как список видов документов, издаваемых различными органами государственной власти и управления. Нормативное закрепление видов документов, используемых в управленческой практике, положило начало значительной работе по классификации документов, которая развернулась в 1970-е годы.

На стадии создания ЕГСД была разработана методика и унифицированы делопроизводственные операции, связанные с хранением документов в делопроизводстве, формированием дел, экспертизой ценности документов, подготовкой документов к сдаче в архив.

3 этап. Период 1970-1980-х годов.

Основной задачей этого периода было объединение в единый комплекс уже существующих и вновь создаваемых автоматизированных систем управления. В процессе выполнения этой работы унификация документов была направлена на создание базы информационного обеспечения этой общегосударственной системы. Создание унифицированных систем документации, предполагавшее не только разработку правил оформления документов каждой системы, но и создание альбома унифицированных форм документов, проводилось на основе определения состава видов и разновидностей документов, входящих в систему. Исследование процедур документирования типовых управленческих функций выявило значительное разнообразие видов и форм как текстовых, так и табличных документов, применявшихся в управленческом аппарате, что поставило задачу классификации видов документов, с одновременным их сокращением. Результаты этой работы были закреплены в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД), впервые утвержденном в 1978 г. В ОКУД были включены виды и формы документов, являющиеся объектами унификации в процессе создания унифицированных систем документации. С применением ОКУД были решены задачи однозначного обозначения унифицированных форм документов и на этой основе их учет и систематизация, что способствовало упорядочению всей системы управленческой документации, исключению дублирующих форм документов, оптимизации состава применяемых документов4.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

В ОКУД включено 10 унифицированных систем документации, утвержденных ведомствами-разработчиками УСД. Одной из них является Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), разработчиками которой являются Росархив и Госстандарт:

01 - резерв, так что фактически в ОКУД включено девять УСД; 02 - организационно-распорядительная документация; 03 - первичная учетная документация (с 1997 г.); 04 - банковская документация; 05 - финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций; 06 - отчетно-статистическая документация; 07 - учетная и отчетная бухгалтерская документация предприятий; 08 - документация по труду; 09 - документация пенсионного фонда Российской Федерации; 10 - внешнеторговая документация.

Таким образом, опыт развития документоведения, накопленный в период 1970-х -1980-х годов, демонстрирует перспективность применения методов унификации и стандартизации документов не только для совершенствования самих документов, но и для технологии работы с ними, их оперативного и архивного хранения.5



4 Этап. Изменение в общественно-политической сфере в 1990-е гг. естественным образом привели к изменению задач и методов управления и, соответственно, самой системы управленческой документации.

В наше время уровень стандартизации и унификации постоянно повышается. За последние десять лет стандарты пересматривались трижды, а последние два изменения разделены всего двумя годами (Государственная система стандартизации (ГОСТ Р 1.0-92, ГОСТ Р 1.2-92, ГОСТ Р 1.4-92, ГОСТ Р 1.5-92. - М., 1994.).

В настоящее время при составлении и оформлении организационно-распорядительной документации должны учитываться требования последнего стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организа­ционно-распорядительной документации. Требования к офор­млению документов».

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, от­носящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД).

Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспро­изведением Государственного герба Российской Федерации.

Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).

В ГОСТе детально описывается каждый реквизит.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соот­ветствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Феде­рации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и орга­низаций (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государст­венным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах едино­началия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразде­лений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), простав­ляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Непосредственные разработчики конкретных форм докумен­тов и систем документации — министерства (ведомства), осуще­ствляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов, Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские докумен­ты, министерство здравоохранения РФ - за медицинские, Госу­дарственный комитет РФ по статистике — за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ — за сис­тему организационно-распорядительной документации.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обра­ботки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненно­сти и формы собственности.6

В состав УСД входит учетная, отчетно-статистическая, финансовая, банковская, расчетно-платежная и другая документация.

По ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартные формы бланков. Унификация выдвинула следующие требования к документам: стандартная форма построения, приспособление к автоматизированной обработке, минимизация показателей, исключение дублирования, включение всех необходимых для целей управления показателей.

Документация, действующая в финансово-кредитных органах, является полностью унифицированной для всех организаций. Что же касается первичной документации для бухгалтерского учета, то создать полностью унифицированные системы документации по всем его участкам пока не представляется возможным вследствие многообразия отраслевых форм и методик для некоторых участков учета.

Так, для учета основных средств, финансовых операций созданы единые для всех предприятий межотраслевые унифицированные документы (формы № ОС-1 и др.). Для учета труда и заработной платы, учета материалов разработаны отраслевые типовые формы документов, которые приспосабливаются к действующим учетным методикам в данной отрасли.

Требования к унифицированной документации предписывают документам иметь стандартную форму построения, предусматривающую выделение в документе трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей .

Заголовочная часть содержит следующие характеристики документа и учитываемого объекта: наименование учитываемого объекта (предприятия, организации, работающего); характеристика документа (индекс, код по ОКУД); наименование документа; зона для проставления кодов постоянных для документа реквизитов-признаков.

В заголовочной части отражается в основном текстовая информация, которую необходимо закодировать для автоматизированной обработки. Для этого вверху документа выделяется рамка для проставления кодов. Рамка построена по зональной форме. Ее элементы имеют по две регистрационные клетки: в одной типографским способом впечатано название признака, в другой — от руки проставляют его коды. В основном это коды тех группировочных признаков, по которым производится сводка.

Содержательная часть строится в виде таблицы, состоящей из строк и граф, где располагаются количественно-суммовые основания и их названия, которые обычно размещены в левой части таблицы. Документы, как правило, являются многострочными, с постоянным или переменным составом подлежащего таблицы. Все производные строки и графы документа имеют подсказки.

Оформляющая часть документа содержит подписи юридических лиц, отвечающих за правильность его составления, а также дату заполнения документа.

На предварительной стадии проектирования автоматизированной обработки какой-либо экономической задачи в ходе обследования объекта тщательно изучаются все виды и формы первичных документов, применяемых при решении задач. При этом выявляются унифицированные документы, а также выясняется возможность замены действующих документов унифицированными. Если такая возможность не представляется, то осуществляется разработка форм новых первичных документов, т. е. замена действующих документов новыми, приспособленными к автоматизированной обработке. Эта работа выполняется специалистами по машинной обработке совместно с экономистами-пользователями.

Разработка форм первичных документов осуществляется в такой последовательности:


  • уточняется состав реквизитов, включаемых в документ; их состав должен отвечать целям управления;

  • выделяются реквизиты, подлежащие автоматизированной обработке и распределяются по трем зонам

1-я зона ― постоянные признаки, располагаемые в заголовочной части, в рамке для проставления кодов постоянных признаков;

2-я зона ― переменные признаки, помещаемые в таблице справа или слева от наименования признаков;

3-я зона ― количественно-суммовые основания, размещаемые в таблице справа.

В некоторые документы вводятся контрольные суммы, которые могут располагаться в последней графе (строке) или в конце документа. Контрольные суммы получаются путем арифметического подсчета данных строки, графы или документа. Реального экономического содержания они не имеют и используются в дальнейшем для контроля ввода информации в машину. Реквизиты, подлежащие вводу в машину, обводятся утолщенными линиями для удобства заполнения документа и ввода данных в ПЭВМ путем набора на клавиатуре.

Изложенные требования связаны с повышением эффективности автоматизированной обработки.

2. Структура информационной записи на машинном носителе, содержащей информацию унифицированного документа.

Некоторые расчетно-платежные документы (например, платежные поручения) имеют несколько иное построение зон для автоматизированной обработки. Коды постоянных признаков (дебет, кредит) в них расположены в содержательной части документа. Это обусловлено спецификой заполнения расчетно-платежной документации. Однако такое расположение реквизитов не снижает качества автоматизированной обработки.

При разработке форм первичных документов сначала составляется эскиз, определяющий порядок построения и расположения реквизитов. Затем утвержденные формы документов тиражируются и внедряются при переводе экономической задачи на автоматизированную обработку. Процесс создания форм первичных документов связан с дальнейшим порядком размещения данных этих документов в памяти машины. Современный уровень развития технологии автоматизированной обработки информации предусматривает два способа ввода данных в машину.

Первый способ обеспечивает на специальных устройствах подготовки данных предварительный перенос информации с документа на машинные носители: магнитные ленты, магнитные диски. Этот способ, как правило, применялся при централизованной обработке информации на вычислительном центре.

Второй способ предусматривает применение ПЭВМ, не требующей наличия специальных устройств подготовки данных. Ввод информации здесь осуществляется непосредственно пользователем путем набора данных на клавиатуре, в ходе которого обеспечивается прямая запись информации на машинные носители (магнитные дискеты, магнитный диск). Ввод информации с первичных документов и запись ее на машинные носители выполняются по унифицированным схемам (макетам). Макет определяет последовательность размещения данных первичного документа на машинном носителе.

Проектирование макета имеет свои особенности при использовании персональных компьютеров. При этом составленный макет отражается на экране дисплея ПЭВМ. Возможны два варианта создания макета ввода информации с использованием дисплея. Первый вариант предусматривает проектирование и отражение на экране дисплея точной копии первичного документа. В этом случае данные документа вводятся в отраженный макет с клавиатуры. Одновременно осуществляется визуальный и машинный контроль на заполняемость реквизитов, их соответствие допустимым величинам, логический и арифметический контроль реквизитов, контроль по контрольным суммам (КС). При обнаружении ошибочной записи на экране высвечивается диагностическое сообщение и записи подлежат корректировке.

Первый вариант используется, как правило, в том случае, если при обработке задачи используется один вид первичного документа. В большинстве случаев при решении экономических задач используются несколько первичных документов. В этом случае проектируется унифицированный макет, позволяющий осуществить ввод с различных документов, имеющих одинаковый состав реквизитов.

Встречаются и такие варианты построения макета, когда на экране дисплея вводимые реквизиты отражаются по форме видеограммы, порядок расположения реквизитов в которой соответствует макету.

Ввод данных на экран в соответствии с макетом ведется с первичного документа построчно. Одновременно осуществляется контроль вводимой информации. Возможность проектирования форм первичных документов, отраженных на экране дисплея ПЭВМ, позволяет реализовать идею создания безбумажной технологии, обеспечивающей формирование машиной первичных документов, которые могут по мере необходимости изготавливаться на печатающем устройстве машины. Машинный документ в этом случае выполняет функции первичного документа и имеет юридическую силу, так как подписывается составителем; авторизация документа устанавливается паролями, обеспечивающими ограниченный доступ к машине. 7

Составление форм ввода намного осложняется при организации многоуровневых АРМ. Определяющим моментом в данном случае является установление начального места ввода данных первичных документов и состава информации, предназначенной для межмашинного обмена информацией между различными уровнями АРМ.

На нижнем уровне АРМ предусматриваются регистрация хозяйственных операций в момент их осуществления и оформление стандартизованного сообщения для передачи на другой участок АРМ для дальнейшей обработки. Передача такого сообщения выполняется двумя способами: с использованием магнитных дискет либо по каналам связи. Второй способ может быть реализован только при наличии технических средств передачи данных и организации вычислительной сети. В пункте приема информация подвергается формальной, логической проверке; при обнаружении ошибок автоматически формируется запрос к источнику информации. Само сообщение помещается в информационный файл, находится на контроле и ждет уточнения. После уточнения данные поступают на автоматизированную обработку или передаются на другие участки АРМ.

Например, при учете материалов задействовано АРМ нескольких уровней: АРМ склада, АРМ бухгалтера материального учета, АРМ сводного учета, АРМ маркетинга, АРМ работника финансового отдела.

АРМ склада обеспечивает формирование первичных входных массивов по приходу и расходу материалов одновременно с совершением хозяйственных операций по поступлению и отпуску материальных ценностей и записью операций в карточку складского учета, где автоматически выводятся новые остатки по каждому номенклатурному номеру. Одновременно ведется автоматическое сравнение норм запаса с остатками по материалам и выдается сообщение на АРМ маркетинга.

При учете труда и заработной платы АРМ расчетчика организует обмен информацией с АРМ отдела кадров, АРМ табельщика, АРМ нормировщика.

Различные формы организации ввода информации в ПЭВМ имеют большие преимущества перед традиционными формами, предусматривающими использование машинных носителей; при этом резко снижаются затраты ручного труда на подготовку и контроль машинных носителей, занимающие до 90% времени машинного решения экономической задачи на ЭВМ. Программные и технические средства позволяют ускорить процесс формирования первичных документов путем использования стандартных заголовков, текста, автоматизации включения постоянной информации.

Результатом обработки экономических задач на ЭВМ являются различные сводки, таблицы, сгруппированные по определенным признакам. Обобщенные данные могут быть представлены на бумажных носителях, визуальным отображением на дисплее, а также на машинных носителях. В условиях АРМ все большее значение приобретают табличные формы вывода данных на экран дисплея, а также графические изображения. Вывод сводных данных на машинные носители (магнитные дискеты) широко используется в автоматизированной информационной технологии при передаче данных на другие уровни АРМ при отсутствии непосредственной связи между ними, а также для архива базы данных.

Важнейшей формой вывода сводных данных для пользователя по-прежнему остаются бумажные носители, получаемые на печатающих устройствах. Разработка форм сводных таблиц ведется в следующей последовательности.

При использовании типовых проектных решений автоматизированной обработки изучается возможность получения типовых сводок, ранее разработанных в проектах. Производится по мере необходимости привязка типовых форм вывода к конкретным условиям. Определяется состав сводок, необходимых данной организации, составление которых не предусмотрено типовым проектом. В случае составления индивидуального проекта выполняется разработка всех выходных документов. Для этого определяется состав показателей, выводимых машиной. Далее они распределяются по выходным документам в определенной последовательности, учитывая при этом состав используемых информационных массивов, хранящихся в автоматизированном банке данных.

При размещении реквизитов в выходных документах устанавливается иерархия группировочных признаков и подсчитываемых итогов. Группировочные признаки располагаются по степени убывания уровня их подчиненности, а количественно-суммовые итоги — по степени возрастания итогов. Каждой сводке дается наименование и разрабатывается эскиз ее формы с учетом эксплуатационных возможностей ПЭВМ.

В ходе разработки подготавливаются «шапки» выходных таблиц, т. е. наименования сводки, а также их подлежащего и сказуемого.

«Шапки» выходных таблиц записываются на машинные носители и используются при составлении сводных таблиц на ПЭВМ. Наименования подлежащего и сказуемого следует делать более краткими, поскольку размер печатающего устройства ограничен. Длинные наименования строк и граф сокращаются с таким расчетом, чтобы не было искажения содержания. Применение видеотерминальных устройств для отражения сводок на экране предъявляет к составлению форм документов те же общие требования, но содержат и дополнительные условия, связанные с разработкой специальных форм запроса и форм вывода ответа на запрос.

При проектировании размещения выводимой информации на экране видеотерминального устройства целесообразно учитывать такие его характеристики, как код формата, число строк в кадре, число символов в строке, информационная емкость экрана (знаков), набор воспроизводимых знаков (до 256 символов). Выбор конкретного формата выводимой информации производится с учетом указанных требований.

Для отображения алфавитно-цифровой информации наиболее часто применяется формат размером 24 строки и 80 знаков в строке. Дисплей может быть монохромным или цветным, на нем отражаются буквы русского и латинского алфавитов, цифры, синтаксические, математические и специальные знаки. Экран дисплея можно разделить на окна, имитирующие документы, с которыми ведется работа, а с помощью функциональных клавиш можно отредактировать информацию.

К выходным сводкам предъявляются следующие требования. Состав содержащихся в них показателей должен быть достаточным для целей управления. Особое внимание уделяется достоверности отражаемых данных, их логическому расположению. Сводки должны выдаваться к указанному сроку, в регламентном режиме и при ответе на запрос. Машина должна изготовлять готовые для использования таблицы: печатать титульный лист, заголовочную часть, содержание таблицы и оформляющую часть. В соответствии с машинной программой производится автоматическое заполнение всех таблиц в заданной последовательности. Все это позволяет получить на ПЭВМ готовую выходную форму, имеющую юридическую силу и пригодную для использования на любом уровне управления.

Разработка форм первичных и сводных документов выполняется на стадии составления рабочего проекта автоматизированной обработки экономической информации и находит отражение в проектной документации, связанной с разработкой информационного обеспечения.

Персональные ЭВМ позволяют использовать их для разработки новых форм документов. Рассмотрим порядок выполнения этой работы. Для этого используются типовые пакеты, основанные на базе табличных процессоров. Объектом обработки таких пакетов является крупноформатная электронная таблица, организованная в виде матрицы. На основе этой таблицы могут создаваться различные финансовые, учетные, статистические и другие документы (ведомости, таблицы). В качестве табличных процессоров наибольшее применение находят такие пакеты, как Excel, Lotus, Quattro Pro, SuperCalc и др.

Электронная таблица, помещенная в машине, может быть различных размеров. Поскольку вся таблица не может одновременно появиться на экране, то выводится ее фрагмент (20 строк Х 8 граф). Специальные клавиши обеспечивают передвижение таблицы по экрану.

При разработке форм документа с помощью ПЭВМ так же, как и при ручном способе, вначале необходимо на бумаге составить эскиз документа, установить состав включаемых в него реквизитов и их расположение, дать наименование документу, строкам и графам. Создание документа на машине обеспечивается выполнением специальных команд. Вначале на экране появляется стандартная электронная таблица, которая при помощи соответствующих команд преобразуется в нужную форму документа. При этом устанавливаются графы нужного размера в зависимости от значности помещаемых в них реквизитов, проводятся вертикальные и горизонтальные линии в таблице, вводятся названия документа, граф и строк.

Спроектированную на дисплее форму документа (таблицу) можно сразу заполнить информацией либо заносить исходные данные постепенно по мере необходимости.

Рассмотрим порядок обработки таблицы. Заполнение ее производится путем набора данных на клавиатуре. Для вычисления производных величин, итоговых строк (граф) предварительно в вычисляемую графу (строку) помещается формула расчета, которая обеспечивает автоматический расчет (пересчет) по всем графам (строкам).

С помощью команд можно выполнить в заполненной таблице следующие действия:


  • вносить любые изменения в таблицу, при этом производные величины будут исправляться автоматически;

  • удалять графы (строки);

  • передвигать графы (строки);

  • дублировать содержимое граф (строк);

  • сортировать информацию;

  • выполнять различные вычисления;

  • строить графики и таблицы;

  • печатать таблицу.

Размеры электронной таблицы позволяют создавать несколько документов (таблиц) и выполнять всевозможные комбинации форм из их элементов. Некоторые программы объединяют документы в рабочие группы или папки. Законченные таблицы можно записывать в память машины на диск и снова вызывать на экран дисплея для последующей работы.

Широкое применение находит система Ехсеl, являющаяся одной из наиболее популярных программ составления электронных таблиц и деловой графики. Она удовлетворяет самые разнообразные запросы пользователя, выполняет задачи от расчета отдельной величины до составления финансового отчета крупной корпорации. Программа имеет состав разнообразных вычислений, на основе которых повышается оперативность управления и принятия решений.

Графический модуль деловой графики обеспечивает превращение табличных данных в столбиковые и другие диаграммы, что повышает наглядность обрабатываемых данных. 8

Заключение.

На основании рассмотренных двух вопросов можно сделать следующий вывод, что влияние унификации документов на состоянии работы с ними в процессах управления сказалось не только на улучшении качества самих документов (за счет применения единых правил оформления документов, единообразных требований к их составлению), но и на организации оперативного хранения документов в делопроизводстве и ведомственном архиве. Результаты унификации и классификации документов были учтены при разработке "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения", вышедшем в 1989г. Перечень является основным нормативным документом для отбора на хранение и уничтожение документов, определении сроков их хранения, оказывая тем самым влияние на комплектование архивов и формирование архивного фонда страны в целом. Таким образом, опыт развития документоведения, накопленный в период 1930-х -1980-х годов, демонстрирует перспективность применения методов унификации и стандартизации документов не только для совершенствования самих документов, но и для технологии работы с ними, их оперативного и архивного хранения.



В наши дни в условиях научно-технической революции произошло рез­кое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа организаций, фирм, увели­чением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономического и культурного сотрудничества. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управле­ния. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядоченности документации, для обработки которой они предназначены.

Список использованных источников и литературы:

  1. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28)

  2. Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. —М., 1975.— С. 75.

  3. Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93 (ОКУД) (утв. и введен в действие постановлением Госстандарта РФ. от 30 декабря 1993 г. N 299)

  4. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-расопрядительной документации. Требования к оформлению документов»

  5. Компьютеризация финансово-экономического анализа коммерческой деятельности предприятий, корпораций, фирм [Текст] : учебное пособие для вузов / А. Н. Романов, И. Я. Лукасевич, Г. А. Титоренко. - М. : Интерпракс, 1994. - 280 c.

  6. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспече-ние управления). -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 - 818 с.

  7. Райхцаум, А.Л. Деятельность Оргстроя по рационализации делопроизводства в 20 – 30-х гг. XX века. – 2001. – № 1. – С. 90 – 93.

  8. Секретарское дело № 1(22) Москва, 2001, стр.:15-21. Автор: Сокова А.Н., Об использовании кодов формы по ОКУД (риквизит 05 по ГОСТ Р 6.30-97).

  9. Санкина Л.В. Совершенствование документов методами стандартизации и унификации//Секретарское дело – 2003 - №4.

  10. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводитель. – 2001. - № 1. – с. 4-8.



1 ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998.

2 Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспече­ние управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999. – С. 15.

3 Райхцаум А.Л.. Деятельность Оргстроя по рационализации делопроизводства в 20-30-х гг. ХХ века//Делопроизводитель – 2001 - №1.

4 Сокова А.Н. Об использовании кодов формы по ОКУД//Секретарское дело – 2001- №1.

5 Санкина Л.В. Совершенствование документов методами стандартизации и унификации//Секретарское дело – 2003 - №4.

6 Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии// Делопроизводитель – 2001 - №1.

7 Компьютеризация финансово-экономического анализа коммерческой деятельности предприятий, корпораций, фирм [Текст] : учеб. пособие для ВУЗов / А. Н. Романов, И. Я. Лукасевич,Г. А. Титоренко. - М. : Интепракс, 1994. – 198-260 с.

8 Компьютеризация финансово-экономического анализа коммерческой деятельности предприятий, корпораций, фирм [Текст] : учеб. пособие для ВУЗов / А. Н. Романов, И. Я. Лукасевич,Г. А. Титоренко. - М. : Интепракс, 1994. – 198-260 с.